RFQ (Request for Quotation)

Enjeux et pratique

Le RFQ est l’instrument le plus simple de la panoplie achats, et cette simplicité a une condition stricte : la spécification complète. Un RFQ ne fonctionne que si tout ce qui compte est défini à l’avance, car tout ce qui n’est pas spécifié sera arbitré par chaque fournisseur à sa façon, et le moins-disant apparent sera souvent celui qui a le plus rogné sur le non-spécifié. Le RFQ sur un besoin flou produit des prix incomparables déguisés en tableau comparatif.

Son terrain naturel : fournitures catalogues, prestations normées, renouvellements de marchés déjà cadrés, mises en concurrence rapides sur des contrats existants bien documentés. Sur ce terrain, il offre la rapidité (réponses en jours, pas en semaines), la comparabilité immédiate et la traçabilité de la mise en concurrence, utile en interne comme en cas d’audit.

Deux disciplines en font la valeur. La complétude du dossier : spécifications, quantités fermes ou fourchettes engageantes, conditions logistiques, exigences de qualité et de conformité, durée de validité des prix demandée ; chaque omission est une future ligne de surcoût. Le traitement de la cotation reçue : une cotation acceptée forme un contrat, avec les conditions générales qui l’accompagnent. Le réflexe de commander sur la cotation du fournisseur, à ses conditions, sans la rattacher à un contrat cadre ou aux CGA de l’entreprise, replace chaque achat dans l’incertitude de la bataille des formulaires. Le RFQ efficace s’adosse à un socle contractuel préexistant : les prix se remettent en concurrence, les conditions juridiques restent stables.

Reste la durée de validité des prix, souvent oubliée et parfois décisive. Un fournisseur peut proposer un prix agressif valable dix jours, en pariant sur un délai de décision plus long qui obligera à renégocier. Demander une validité engageante alignée sur le calendrier réel de décision protège la comparabilité des offres et évite les mauvaises surprises entre la cotation retenue et la commande passée.

Points de vigilance

• Fermez le cahier des charges avant de lancer. Tout paramètre laissé ouvert (conditionnement, franco de port, délai, SAV) sera arbitré par le fournisseur et refera surface en surcoût.
• Comparez le coût complet, pas le prix affiché. Intégrez au bordereau la logistique, les seuils de gratuité de port et la qualité attendue, faute de quoi le tableau comparatif est trompeur.
• Adossez le RFQ à un socle contractuel. Un contrat cadre ou vos conditions générales d’achat évitent que chaque commande importe silencieusement les conditions du fournisseur.
• Exigez une durée de validité des prix cohérente avec votre délai de décision, pour que l’offre retenue reste applicable au moment de commander.

À ne pas confondre avec

Le RFQ n’est ni un RFP ni un RFI. Le RFP (Request for Proposal) s’emploie quand la solution reste à concevoir et que la méthode compte ; le RFI (Request for Information) explore un marché mal connu sans rien engager. Le RFQ suppose au contraire un besoin entièrement défini : il ne compare pas des solutions, il compare des prix. Employer un RFQ là où un RFP s’impose revient à mettre en concurrence des offres qui ne recouvrent pas le même contenu.

Exemple concret

Une entreprise consulte trois fournisseurs en RFQ pour ses consommables industriels. Le moins-disant l’emporte avec 12 % d’écart. Six mois plus tard, le bilan réel s’inverse : conditionnements non spécifiés inadaptés aux lignes, franco de port à un seuil jamais atteint, délais allongés. Le RFQ suivant intègre ces paramètres dans le bordereau : l’écart entre fournisseurs tombe à 3 %, et le choix change.