Modèle de contrat de domiciliation gratuit (Word)

Sommaire

1. Quand utiliser ce contrat, et quand il ne convient pas
2. Ce que dit le droit français
3. Ce que contient ce modèle, article par article
4. Les pièges à éviter
5. Comment adapter ce modèle à votre situation
6. Ce que ce modèle ne remplace pas

Quand utiliser ce contrat, et quand il ne convient pas

Vous créez une société et cherchez une adresse de siège. Un fondateur qui ne veut pas domicilier sa société à son domicile personnel, ou qui souhaite une adresse valorisante, conclut un contrat de domiciliation avec une société agréée. L’adresse devient le siège statutaire, mentionné au registre du commerce et des sociétés, sans que l’entreprise occupe réellement des bureaux.

Vous centralisez l’adresse de plusieurs entités. Un groupe qui domicilie plusieurs filiales ou holdings à une même adresse recourt à la domiciliation pour unifier la gestion du courrier et la réception des notifications, tout en conservant des lieux d’exploitation distincts.

Vous voulez séparer siège et lieu d’activité. Une PME dont l’activité s’exerce chez ses clients, sur des chantiers ou en ligne n’a pas besoin de bureaux fixes, mais reste tenue de déclarer un siège. La domiciliation fournit cette adresse administrative et les services attachés : gestion du courrier, permanence téléphonique, salles de réunion à la demande.

Vous testez une implantation nouvelle. Une entreprise qui ouvre une représentation dans une autre ville, sans engager tout de suite un bail, se domicilie pour disposer d’une adresse locale le temps de valider le marché.

Quand ce modèle ne convient pas. Si vous cherchez à occuper réellement des bureaux partagés, avec un poste de travail attribué et des services d’exploitation, orientez-vous vers un contrat de coworking, qui reste une prestation de services mais porte sur une occupation effective. Si vous exercez une profession libérale et voulez des locaux dédiés, un bail professionnel est plus adapté. Enfin, la domiciliation ne convient pas lorsque l’activité suppose un local recevant du public à cette adresse.

Ce que dit le droit français

La domiciliation est une activité réglementée. L’article L123-11-3 du Code de commerce encadre l’activité de domiciliation des personnes immatriculées au registre du commerce et des sociétés. Le domiciliataire doit lui-même être immatriculé et justifier d’un agrément. Cette exigence protège les tiers contre les adresses de complaisance et les sociétés introuvables.

L’agrément préfectoral conditionne l’exercice. L’article R123-166-2 du Code de commerce soumet le domiciliataire à un agrément délivré par le préfet, pour une durée de six ans, après vérification de conditions tenant notamment à l’honorabilité des dirigeants et à la réalité des locaux. Une entreprise qui se domicilie chez un prestataire non agréé s’expose à un refus d’immatriculation par le greffe. [À VÉRIFIER JURISTE : durée de validité de l’agrément et conditions de délivrance en vigueur.]

Le contrat écrit et sa durée sont imposés. L’article R123-168 du Code de commerce exige un contrat écrit, conclu pour une durée d’au moins trois mois, renouvelable par tacite reconduction sauf préavis de résiliation. Cette durée minimale courte marque la différence avec un bail : la domiciliation reste une prestation de services souple, révocable, sans droit au maintien dans les lieux.

Le domiciliataire assume des obligations précises. Le même article R123-168 impose au domiciliataire de mettre à disposition des locaux dotés d’une pièce propre à assurer la confidentialité et permettant une réunion régulière des organes de direction ainsi que la conservation des documents de l’entreprise. Il doit informer le greffier à l’expiration ou à la résiliation du contrat, signaler l’absence de retrait du courrier au-delà de trois mois pour une personne physique, et communiquer aux huissiers de justice munis d’un titre exécutoire les renseignements permettant de joindre le domicilié. [À VÉRIFIER JURISTE : liste exacte des obligations du domiciliataire dans la rédaction en vigueur.]

Le domicilié a lui aussi des devoirs. L’article R123-167 du Code de commerce impose au domicilié d’utiliser effectivement et exclusivement les locaux comme siège ou établissement, de déclarer tout changement relatif à son activité ou à sa forme juridique, et de donner mandat au domiciliataire de recevoir en son nom les notifications. Le non-respect de ces obligations peut justifier la résiliation et l’information du greffe.

La domiciliation n’ouvre aucun droit au bail. Le contrat de domiciliation ne relève pas du statut des baux commerciaux des articles L145-1 et suivants du Code de commerce, ni du bail professionnel de l’article 57 A de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986. Le domicilié n’acquiert ni propriété commerciale, ni droit au renouvellement, ni indemnité d’éviction. Il obtient une adresse et des services, révocables dans les conditions du contrat.

Ce que contient ce modèle, article par article

Article 1. Objet et adresse de domiciliation. L’article fondateur. Il précise l’adresse mise à disposition comme siège social, la qualité de domiciliataire agréé, et rappelle que le contrat ne confère aucun droit au bail ni jouissance exclusive de locaux. Cette précision écarte d’emblée la confusion avec une location.

Article 2. Agrément du domiciliataire. Le modèle mentionne expressément le numéro et la date de l’agrément préfectoral. Cette référence rassure le domicilié et sert de preuve devant le greffe lors de l’immatriculation. Sans agrément valide, la domiciliation est irrégulière.

Article 3. Mise à disposition des locaux et confidentialité. L’article décrit la pièce assurant la confidentialité, les conditions d’accès aux salles de réunion et la conservation des documents de l’entreprise, conformément aux exigences réglementaires. Une obligation de confidentialité protège le courrier et les informations reçues.

Article 4. Gestion du courrier et mandat de réception. Le domicilié donne mandat au domiciliataire de recevoir en son nom les plis et notifications. L’article organise la réexpédition, la mise à disposition et la notification des courriers importants. Il précise le sort des recommandés et des actes signifiés par huissier.

Article 5. Durée, reconduction et préavis. Prise d’effet, durée initiale d’au moins trois mois, reconduction tacite et préavis de résiliation. L’article respecte le plancher réglementaire tout en laissant chaque partie sortir du contrat moyennant préavis.

Article 6. Redevance et modalités de paiement. Montant de la redevance de domiciliation, périodicité, éventuelle révision de prix et pénalités de retard. Un dépôt de garantie couvre les frais de courrier et l’éventuel impayé.

Article 7. Obligations du domicilié. Utilisation effective et exclusive de l’adresse comme siège, déclaration de tout changement d’activité ou de forme, retrait régulier du courrier, et fourniture des justificatifs exigés par le domiciliataire au titre de ses obligations légales.

Article 8. Obligations du domiciliataire. Mise à disposition des locaux et services, information du greffe à la fin du contrat, signalement de l’absence de retrait du courrier, communication des renseignements aux huissiers munis d’un titre exécutoire. L’article reprend fidèlement l’article R123-168 du Code de commerce.

Article 9. Protection des données personnelles. Le domiciliataire traite des données personnelles du domicilié et de ses correspondants. Lorsqu’il agit pour le compte du domicilié, l’article 28 du RGPD impose un encadrement contractuel, complété si besoin par un renvoi vers un accord de sous-traitance. Le modèle prévoit une clause de protection des données proportionnée.

Article 10. Résiliation. Résiliation pour faute après mise en demeure restée sans effet, notamment en cas d’impayé ou de défaut de retrait du courrier, et modalités de restitution. L’article organise l’information du greffe et le sort du courrier après la rupture.

Article 11. Droit applicable et litiges. Droit français et attribution de juridiction, avec le cas échéant une étape de règlement amiable préalable.

Les pièges à éviter

Confondre domiciliation et bail. La domiciliation ne donne aucun droit sur des locaux : ni jouissance exclusive, ni renouvellement, ni propriété commerciale. Rédiger le contrat comme une location, ou promettre un local dédié, crée une ambiguïté que le domicilié pourrait exploiter pour revendiquer un statut protecteur. Le texte doit affirmer sa nature de prestation de services.

Se domicilier chez un prestataire non agréé. L’agrément préfectoral de l’article R123-166-2 du Code de commerce n’est pas une formalité : sans lui, l’immatriculation peut être refusée et la domiciliation invalidée. Vérifiez le numéro d’agrément avant de signer, et exigez qu’il figure au contrat.

Négliger la durée minimale et le préavis. Un contrat conclu pour moins de trois mois, ou dépourvu de clause de préavis, contrevient à l’article R123-168 du Code de commerce et fragilise la relation. Une reconduction tacite sans préavis clair enferme les parties dans un engagement qu’elles n’ont plus choisi.

Oublier les obligations de gestion du courrier. Le domicilié qui ne retire pas son courrier expose le domiciliataire à devoir informer le greffe, ce qui peut conduire à la radiation. Le domiciliataire qui ne transmet pas les notifications engage sa responsabilité. L’article dédié au courrier doit fixer clairement les délais et les modalités.

Traiter les données personnelles sans cadre. La gestion du courrier et des coordonnées relève du RGPD. Faute d’encadrement, le domiciliataire s’expose à un manquement, surtout lorsqu’il réexpédie des plis ou conserve des informations sur les correspondants du domicilié.

Comment adapter ce modèle à votre situation

Quelques champs se renseignent systématiquement : l’identité des parties, l’adresse de domiciliation, le numéro d’agrément du domiciliataire, la redevance et la durée. Le reste du texte convient à la plupart des domiciliations courantes.

La description des services mérite attention. Une domiciliation simple se limite à l’adresse et à la mise à disposition du courrier ; une domiciliation enrichie ajoute la permanence téléphonique, la réexpédition, l’accès à des salles de réunion ou un secrétariat. Détaillez ce qui est inclus dans la redevance et ce qui se facture en supplément, pour éviter les contestations ultérieures.

La clause de durée s’ajuste selon votre horizon. Respectez le plancher de trois mois, mais calibrez la reconduction et le préavis selon que vous cherchez une adresse stable ou une solution temporaire le temps de trouver des locaux. Une domiciliation de test appelle un préavis court ; une domiciliation pérenne peut prévoir une reconduction annuelle.

Adaptez enfin les stipulations financières. Le montant du dépôt de garantie et l’existence d’une révision de prix dépendent de la durée et des services souscrits. Pour une domiciliation longue avec réexpédition fréquente, un dépôt couvrant les frais postaux et un mécanisme de révision annuelle protègent le domiciliataire sans alourdir la relation.

Ce que ce modèle ne remplace pas

Un modèle est un point de départ, pas un avis. Il ne connaît ni votre situation fiscale, ni les règles locales d’urbanisme, ni les contraintes propres à votre activité réglementée. Trois situations appellent une relecture par un professionnel : une domiciliation adossée à un montage de groupe, où l’adresse du siège emporte des conséquences fiscales ; une activité soumise à autorisation, où l’adresse de domiciliation doit être compatible avec l’agrément d’exercice ; et une domiciliation internationale, où le siège en France conditionne la loi et la juridiction applicables.

C’est la raison pour laquelle ce modèle signale ses propres limites, plutôt que de se présenter comme suffisant en toute circonstance.