Modèle de contrat de formation professionnelle gratuit (Word)

Sommaire

1. Quand utiliser ce contrat, et quand il ne convient pas
2. Ce que dit le droit français
3. Ce que contient ce modèle, article par article
4. Les pièges à éviter
5. Comment adapter ce modèle à votre situation
6. Ce que ce modèle ne remplace pas

Quand utiliser ce contrat, et quand il ne convient pas

Vous êtes un organisme qui vend une formation à une entreprise cliente. Un organisme conçoit un cycle sur la conformité RGPD, la sécurité au travail ou la maîtrise d’un logiciel métier, et le propose à des PME qui inscrivent leurs salariés. La convention fixe le programme, les objectifs, les modalités de suivi et le prix. C’est le cas type que ce modèle couvre.

Vous êtes une entreprise qui achète une formation pour vos salariés. Une ETI industrielle finance la certification de ses techniciens, une PME de services forme ses commerciaux à une nouvelle méthode. En tant que client, vous avez besoin d’une convention qui décrit précisément la prestation attendue, conditionne le paiement au bon déroulement de l’action, et sécurise l’accès aux financements mutualisés.

Vous mobilisez un financement OPCO, CPF ou public. Dès que la formation est prise en charge par un fonds mutualisé, la convention devient la pièce justificative du financement. Elle doit alors mentionner les éléments exigés par le Code du travail et l’organisme doit détenir la certification Qualiopi. La rigueur du document conditionne le remboursement.

Vous formez sur vos fonds propres, sans financement externe. Une entreprise qui paie directement une formation intra, sans passer par un OPCO, reste soumise au régime spécial de la formation professionnelle mais n’a pas besoin que l’organisme soit certifié Qualiopi. La convention garde toute son utilité pour cadrer le programme et le prix.

Quand ce modèle ne convient pas. Si l’apprenant est une personne physique qui se forme à ses propres frais, ce n’est pas une convention mais un contrat conclu à titre individuel qui s’applique, avec un formalisme protecteur distinct : mentions obligatoires, délai de rétractation, plafond d’acompte. Si la relation vise l’apprentissage ou un contrat de professionnalisation, le cadre relève du droit de l’alternance, non de ce modèle. Enfin, une simple prestation de conseil sans action de formation structurée relève plutôt d’un contrat de prestation de services.

Ce que dit le droit français

La formation professionnelle est une prestation de services soumise à un régime spécial d’ordre public. Sur le fond, la convention relève du louage d’ouvrage des articles 1710 et 1779 du Code civil, et le droit commun des contrats des articles 1101 et suivants s’applique à titre supplétif. Mais la sixième partie du Code du travail impose un régime spécial impératif dont les parties ne peuvent s’écarter. Cette superposition explique que la liberté de rédaction soit plus encadrée que pour un contrat commercial ordinaire.

La convention doit reposer sur un programme préétabli. L’article L6353-1 du Code du travail définit l’action de formation comme réalisée conformément à un programme qui précise les objectifs, les moyens pédagogiques et techniques, ainsi que les modalités de suivi et d’appréciation des résultats. L’article R6353-1 énumère les mentions de la convention : intitulé, objectif, contenu, moyens, durée, prix et modalités de règlement. Un programme absent ou vague fragilise la qualification même d’action de formation. [À VÉRIFIER JURISTE : numéro exact de l’article R6353-1 et sa transposition aux mentions requises.]

Une attestation de fin de formation est obligatoire. L’article L6353-1, dernier alinéa, du Code du travail impose à l’organisme de remettre à l’apprenant, à l’issue de la formation, un document attestant des objectifs, de la nature et de la durée de l’action et des résultats de l’évaluation des acquis. Cette formalité conditionne aussi, en pratique, la justification auprès du financeur.

La déclaration d’activité et la certification Qualiopi obéissent à des logiques distinctes. L’article L6351-1 du Code du travail impose à tout organisme de déposer une déclaration d’activité auprès de la DREETS et d’obtenir un numéro de déclaration, sous peine de ne pouvoir exercer. La certification Qualiopi, prévue à l’article L6316-1, n’est exigée que pour accéder aux financements mutualisés ou publics. Un organisme peut donc être déclaré sans être certifié, et former alors uniquement des clients qui paient sur leurs fonds propres.

Le contrat conclu à titre individuel bénéficie d’un formalisme protecteur. Lorsque la personne qui se forme est une personne physique agissant à ses propres frais, les articles L6353-3 à L6353-7 du Code du travail s’appliquent : mentions obligatoires de l’article L6353-4, délai de rétractation de dix jours par lettre recommandée sans qu’aucune somme ne soit alors exigible selon l’article L6353-5, plafond de 30 % du prix encaissable à l’expiration du délai avec un solde échelonné selon l’article L6353-6, et résiliation pour force majeure au prorata des prestations réellement dispensées selon l’article L6353-7. Ce régime ne s’applique pas à la convention entre professionnels, objet du présent modèle.

L’inexécution ouvre une obligation de remboursement. L’article L6354-1 du Code du travail prévoit qu’en cas d’inexécution totale ou partielle de la prestation, l’organisme rembourse au cocontractant les sommes indûment perçues. Cette règle limite la portée d’une clause de prix ferme et rend l’obligation de l’organisme largement une obligation de moyens renforcée sur la tenue effective de l’action.

Un règlement intérieur encadre le déroulement de la formation. Les articles L6352-3 et suivants du Code du travail imposent à l’organisme un règlement intérieur applicable aux apprenants, portant notamment sur l’hygiène, la sécurité et la discipline. La convention y renvoie utilement.

La formation peut être exonérée de TVA. L’article 261, 4, 4°-a du Code général des impôts prévoit une exonération de TVA pour les organismes qui remplissent les conditions requises, sur présentation d’une attestation délivrée par l’administration. Le prix stipulé doit indiquer clairement s’il s’entend exonéré ou toutes taxes comprises. [À VÉRIFIER JURISTE : conditions précises de l’exonération selon le statut de l’organisme.]

Ce que contient ce modèle, article par article

Article 1. Objet et action de formation. L’article fondateur. Il identifie l’action, renvoie au programme préétabli en annexe et précise les objectifs pédagogiques. Sans programme précis, l’action risque de ne pas répondre à la définition de l’article L6353-1 du Code du travail, ce qui compromet le financement.

Article 2. Programme, moyens et modalités de suivi. Le modèle détaille le contenu, la durée, les moyens pédagogiques et techniques, la modalité de réalisation (présentiel ou formation ouverte à distance) et les modalités d’appréciation des résultats. Il prévoit l’émargement ou tout dispositif équivalent de suivi de l’assiduité, pièce déterminante en cas de contrôle du financeur.

Article 3. Nature de l’engagement de l’organisme. L’article qualifie l’obligation de l’organisme : mise en œuvre effective du programme et des moyens annoncés. Il rappelle que l’organisme ne garantit pas la réussite individuelle à une certification, distinction utile pour éviter un débat sur le régime de responsabilité.

Article 4. Prix, financement et règlement. Montant, mention du régime de TVA, échéancier de paiement et éventuel acompte à la signature. L’article prévoit l’articulation avec un financement OPCO ou public le cas échéant, et les pénalités de retard applicables entre professionnels.

Article 5. Durée et calendrier. Dates de début et de fin, calendrier des sessions et lieu de réalisation. Pour un cycle long ou récurrent, l’article encadre la durée et les conditions de report d’une session.

Article 6. Attestation et justificatifs. L’organisme s’engage à délivrer l’attestation de fin de formation prévue par l’article L6353-1, dernier alinéa, du Code du travail et à fournir les justificatifs d’assiduité nécessaires au financeur.

Article 7. Propriété intellectuelle des supports. L’article distingue les supports pédagogiques préexistants de l’organisme, qui relèvent de son patrimoine antérieur, et le régime des supports remis aux apprenants. En l’absence de cession de droits d’auteur expresse, le client obtient un droit d’usage limité, non la faculté de rediffuser ou d’exploiter les contenus.

Article 8. Confidentialité et protection des données. Chaque partie protège les informations sensibles reçues de l’autre par une obligation de confidentialité. L’organisme traite par ailleurs des données personnelles des apprenants : lorsqu’il agit pour le compte du client, l’article 28 du RGPD impose un encadrement contraignant, que le modèle relaie par un renvoi vers une clause RGPD dédiée.

Article 9. Report, absence et remboursement. L’article organise le sort d’une session reportée ou d’un apprenant absent, et rappelle l’obligation de remboursement des sommes indûment perçues issue de l’article L6354-1 du Code du travail. Il peut prévoir une clause pénale encadrant les annulations tardives.

Article 10. Résiliation. Résiliation pour faute après mise en demeure restée sans effet, et sort des prestations déjà dispensées, réglées au prorata. L’article organise une sortie ordonnée sans priver l’apprenant de l’attestation due au titre des acquis validés.

Article 11. Force majeure. L’article reprend les conditions de l’article 1218 du Code civil et prévoit, en cas d’empêchement, la suspension puis, si l’obstacle se prolonge, la résolution avec règlement des prestations réellement effectuées.

Article 12. Droit applicable et litiges. Droit français, attribution de juridiction et, le cas échéant, étape de règlement amiable préalable.

Les pièges à éviter

Omettre ou bâcler le programme. Une convention qui décrit la formation en une ligne ne satisfait pas les exigences de l’article L6353-1 du Code du travail et expose au refus de prise en charge par le financeur. Le programme, avec ses objectifs, ses moyens et ses modalités d’évaluation, n’est pas une pièce optionnelle : il conditionne la qualification même d’action de formation.

Croire que Qualiopi est toujours nécessaire, ou jamais. La certification Qualiopi n’est requise que pour les financements mutualisés ou publics, selon l’article L6316-1 du Code du travail. La confondre avec la déclaration d’activité de l’article L6351-1, qui est obligatoire dans tous les cas, conduit à deux erreurs symétriques : croire pouvoir facturer un OPCO sans certification, ou renoncer à une formation sur fonds propres faute de certification inutile ici.

Appliquer le régime du contrat individuel à une convention entre professionnels. Le délai de rétractation de dix jours et le plafond d’acompte de 30 % relèvent des articles L6353-5 et L6353-6, qui visent la personne physique se formant à ses frais. Les transposer à une convention avec une entreprise cliente crée des contraintes inutiles ; les ignorer dans un contrat individuel expose à la nullité.

Négliger le sort des supports pédagogiques. Remettre des supports aux apprenants ne cède pas les droits de l’organisme. Un client qui souhaite réutiliser ou diffuser les contenus au-delà de la formation a besoin d’une clause de cession ou de licence explicite. À l’inverse, un organisme qui laisse la question ouverte s’expose à voir ses supports rediffusés sans contrepartie.

Traiter les données des apprenants sans encadrement. L’organisme collecte des données personnelles : identité, résultats, parfois données de santé pour les aménagements. Dès qu’il agit pour le compte du client, l’article 28 du RGPD impose un acte juridique contraignant. L’absence de cet encadrement fragilise les deux parties en cas de contrôle.

Comment adapter ce modèle à votre situation

Quelques champs se renseignent systématiquement : l’identité des parties, le numéro de déclaration d’activité de l’organisme, l’intitulé et les objectifs de la formation, le prix, la durée et le calendrier. Le programme détaillé se place en annexe et constitue le cœur de la convention.

La qualification du financement oriente plusieurs clauses. Si la formation mobilise un OPCO ou un financement public, précisez le régime de subrogation de paiement, les justificatifs à produire et la mention de la certification Qualiopi. Si elle est réglée directement par le client sur ses fonds propres, ces mentions s’allègent et l’échéancier de paiement se négocie librement entre professionnels.

La modalité de réalisation appelle des ajustements. Une formation en présentiel s’appuie sur l’émargement papier ou numérique ; une formation ouverte à distance suppose un dispositif de suivi de la connexion et de l’assiduité conforme aux attentes du financeur. Décrivez le dispositif retenu dans l’article sur les modalités de suivi, faute de quoi la preuve de l’exécution devient difficile.

Adaptez enfin les articles sur la propriété intellectuelle et sur les données personnelles au contenu réel de l’action. Une formation ponctuelle en salle n’appelle pas le même dispositif qu’un cycle en ligne avec plateforme, supports téléchargeables et espace apprenant. Dès que des données personnelles sont traitées pour le compte du client, le renvoi vers un accord conforme à l’article 28 du RGPD n’est pas optionnel.

Ce que ce modèle ne remplace pas

Un modèle est un point de départ, pas un avis. Il ne connaît ni votre statut d’organisme, ni le mode de financement retenu, ni les exigences propres à votre certification. Trois situations appellent une relecture par un professionnel : une formation financée par un fonds mutualisé, où la conformité de la convention conditionne le remboursement ; un contrat conclu à titre individuel avec une personne physique, soumis à un formalisme protecteur que ce modèle ne couvre pas ; et une offre certifiante ou réglementée, dont le cadre sectoriel se superpose au droit commun de la formation.

C’est la raison pour laquelle ce modèle signale ses propres limites, plutôt que de se présenter comme suffisant en toute circonstance.