Modèle de convention de stage gratuit (Word)

Sommaire

1. Quand utiliser ce contrat, et quand il ne convient pas
2. Ce que dit le droit français
3. Ce que contient ce modèle, article par article
4. Les pièges à éviter
5. Comment adapter ce modèle à votre situation
6. Ce que ce modèle ne remplace pas

Quand utiliser ce contrat, et quand il ne convient pas

Vous accueillez un étudiant dans le cadre de son cursus. Une PME reçoit un étudiant de licence, de master ou d’école pour une période d’observation ou de mise en pratique intégrée à sa formation. La convention de stage formalise le rattachement pédagogique, définit les compétences visées et répartit les rôles entre les trois parties. C’est le document de base, sans lequel aucun stage ne peut légalement avoir lieu.

Vous confiez une mission d’étude ou de projet à finalité formatrice. Un stagiaire de fin d’études réalise une analyse, un prototype ou un travail de recherche appliquée pour l’organisme d’accueil. La convention encadre alors la durée, les livrables attendus au titre du parcours, l’encadrement par un tuteur et le sort des travaux produits.

Vous structurez une politique d’accueil de stagiaires. Une ETI qui reçoit plusieurs stagiaires chaque année a intérêt à partir d’un modèle homogène, quitte à l’adapter à chaque établissement d’enseignement, dont la convention type peut comporter ses propres mentions. Le modèle sert de socle commun et garantit que rien d’obligatoire n’est oublié.

Quand ce modèle ne convient pas. Si l’objectif réel est de pourvoir un poste, de remplacer un salarié ou d’absorber un surcroît d’activité, aucun habillage en convention de stage ne tiendra : la relation relève de l’emploi et appelle un CDI ou un contrat à durée déterminée. Si le jeune alterne formation théorique et travail effectif rémunéré au sein de l’entreprise, ce sont le contrat d’apprentissage ou le contrat de professionnalisation qui s’appliquent, et non une convention de stage. Enfin, un stage hors cursus, sans rattachement à une formation, n’est pas autorisé.

Ce que dit le droit français

Le stage n’est pas un contrat de travail. Le stagiaire n’est pas un salarié : il conserve son statut d’étudiant et exécute une période de formation en milieu professionnel, régie par les articles L. 124-1 et suivants du Code de l’éducation. Il n’existe ni rémunération au sens du salaire, ni lien de subordination créant un contrat de travail, mais une gratification et un encadrement à finalité pédagogique. Cette qualification commande tout le reste : les règles applicables sont celles du Code de l’éducation, pas celles du contrat de travail, sauf renvois exprès.

Le stage doit être intégré à un cursus. L’article L. 124-1 du Code de l’éducation réserve le stage aux périodes de formation en milieu professionnel prévues par un cursus pédagogique. Un volume minimal d’enseignement dans l’année conditionne la possibilité de conventionner un stage. [À VÉRIFIER JURISTE : volume horaire pédagogique minimal exigé et cas particuliers, article L. 124-1 et articles réglementaires associés du Code de l’éducation.] Hors de ce cadre, aucune convention de stage ne peut être signée.

La convention est tripartite. Elle est signée par le stagiaire (ou son représentant légal s’il est mineur), l’organisme d’accueil et l’établissement d’enseignement, conformément aux articles L. 124-1 et D. 124-4 du Code de l’éducation. Chaque partie a son rôle : l’établissement désigne un enseignant référent, l’organisme d’accueil désigne un tuteur. L’absence d’une signature prive la convention d’existence.

La durée est plafonnée. L’article L. 124-5 du Code de l’éducation limite le stage à six mois, soit 924 heures de présence, dans un même organisme d’accueil au cours d’une même année d’enseignement. Un délai de carence s’impose ensuite avant d’accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste, en application de l’article L. 124-11. [À VÉRIFIER JURISTE : durée exacte du délai de carence, en principe égale au tiers de la durée du stage précédent, et ses dérogations.]

La gratification est due au-delà de deux mois. L’article L. 124-6 du Code de l’éducation impose une gratification dès que la durée du stage dépasse deux mois, consécutifs ou non, sur une même année d’enseignement. Son montant minimal est un pourcentage du plafond horaire de la sécurité sociale ; une convention de branche ou un accord plus favorable peut le relever. [À VÉRIFIER JURISTE : taux et montant horaire en vigueur, article D. 124-6 du Code de l’éducation, et régime d’exonération de cotisations dans la limite de ce minimum.]

Le stagiaire ne remplace pas un salarié. L’article L. 124-7 du Code de l’éducation interdit de confier au stagiaire des tâches correspondant à un poste de travail permanent, de lui faire remplacer un salarié absent ou dont le contrat est suspendu, de faire face à un accroissement temporaire d’activité ou d’occuper un emploi saisonnier. Le non-respect de cette interdiction expose l’organisme à une requalification en contrat de travail et à des sanctions.

La présence du stagiaire est encadrée comme celle d’un salarié. L’article L. 124-14 du Code de l’éducation étend au stagiaire plusieurs règles du Code du travail : durées maximales de présence, repos quotidien et hebdomadaire, jours fériés, travail de nuit. L’article L. 124-13 ouvre par ailleurs droit à l’accès au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurant, à la prise en charge des frais de transport et aux autorisations d’absence liées à la grossesse, à la paternité ou à l’adoption, dans les mêmes conditions que les salariés.

La requalification reste possible. Lorsque les conditions réelles révèlent un emploi déguisé, le stage peut être requalifié en contrat de travail. Cette requalification, prononcée par le juge, se fonde sur la réalité d’un lien de subordination et sur la méconnaissance de l’interdiction de l’article L. 124-7 du Code de l’éducation, l’article L. 124-17 sanctionnant par ailleurs certains manquements d’une amende administrative. Les conséquences sont lourdes : rappels de salaire, requalification des sommes versées, cotisations sociales et sanctions au titre du travail dissimulé. La rédaction de la convention ne suffit pas : ce sont les tâches réellement confiées qui sont examinées.

Ce que contient ce modèle, article par article

Article 1. Parties et cadre tripartite. L’article identifie les trois parties : le stagiaire, l’organisme d’accueil et l’établissement d’enseignement, avec le représentant légal pour un mineur. Il désigne également le tuteur dans l’organisme et l’enseignant référent dans l’établissement, dont les coordonnées figurent nommément.

Article 2. Objet et finalité pédagogique. Le cœur de la convention. Il rattache le stage au cursus suivi, énonce les compétences et connaissances à acquérir, et décrit le projet pédagogique. Un objet purement opérationnel, sans dimension formatrice, est le premier indice d’un stage détourné de sa finalité.

Article 3. Durée, dates et présence. Dates de début et de fin, durée totale exprimée en heures, durée hebdomadaire de présence, et modalités des éventuelles interruptions. L’article rappelle le plafond de six mois et de 924 heures dans le même organisme sur une même année d’enseignement.

Article 4. Missions et activités confiées. La liste des activités effectivement confiées au stagiaire, cohérentes avec l’objet pédagogique. Le modèle réserve expressément les tâches interdites : poste permanent, remplacement d’un salarié, surcroît d’activité.

Article 5. Encadrement et suivi. Les rôles respectifs du tuteur et de l’enseignant référent, la fréquence des points de suivi, et les modalités d’évaluation continue. Cet encadrement double distingue le stage de tout autre mode de collaboration.

Article 6. Gratification et avantages. Montant de la gratification, base et périodicité de versement, ainsi que les avantages ouverts au stagiaire : restauration, prise en charge des frais de transport, accès aux activités sociales. L’article renvoie au seuil de deux mois qui rend la gratification obligatoire.

Article 7. Régime de présence, congés et absences. Horaires, repos, jours fériés, et droit à des autorisations d’absence, notamment en cas de grossesse ou d’événements familiaux. L’article reprend les renvois du Code de l’éducation vers le Code du travail sur la durée de présence.

Article 8. Protection sociale et accidents. Couverture du stagiaire au titre des accidents survenus pendant le stage ou le trajet, articulation avec le régime étudiant, et obligations déclaratives de l’organisme d’accueil et de l’établissement. Un point de vigilance dès lors que la gratification dépasse le minimum légal.

Article 9. Confidentialité et propriété intellectuelle. Le stagiaire s’engage à protéger les informations sensibles auxquelles il accède, obligation qui se prolonge après la fin du stage. L’article règle aussi le sort des travaux réalisés : les créations du stagiaire peuvent être protégées par le droit d’auteur, et leur usage par l’organisme suppose une cession expresse, dans le respect du droit moral de l’auteur.

Article 10. Discipline et règlement intérieur. Le stagiaire est soumis aux règles de l’organisme d’accueil en matière de santé, de sécurité et de discipline, sans que cette sujétion ne transforme la convention en contrat de travail.

Article 11. Interruption et rupture. Modalités d’interruption temporaire, de report ou de rupture anticipée, à l’initiative de l’une ou l’autre des parties, avec information de l’établissement d’enseignement. L’article organise une sortie ordonnée et le sort de la gratification au prorata.

Article 12. Évaluation et attestation. Modalités d’évaluation du stagiaire par le tuteur, restitution à l’établissement, et remise d’une attestation de stage mentionnant la durée effective et, le cas échéant, le montant de la gratification versée.

Article 13. Droit applicable et litiges. Droit français, tentative de règlement amiable préalable, puis attribution de compétence. Les mentions particulières de la convention type de l’établissement d’enseignement priment lorsqu’elles existent.

Les pièges à éviter

Confier un vrai poste sous couvert de stage. C’est le risque majeur. Un stagiaire qui occupe durablement le poste d’un salarié, remplace un absent ou absorbe un surcroît d’activité relève de l’interdiction de l’article L. 124-7 du Code de l’éducation. La convention, aussi bien rédigée soit-elle, ne protège pas contre l’examen des tâches réellement accomplies, seul critère retenu par le juge.

Oublier la gratification au franchissement du seuil. La gratification devient obligatoire dès que le stage dépasse deux mois sur la même année d’enseignement, y compris de façon non continue. Négliger ce seuil, ou raisonner stage par stage sans additionner les périodes, expose l’organisme à un rappel. Le montant minimal et son régime social doivent être calés sur les textes en vigueur.

Ignorer le plafond de durée et le délai de carence. Six mois et 924 heures dans le même organisme sur une même année constituent une limite ferme (article L. 124-5). Enchaîner deux stagiaires sur le même poste sans respecter le délai de carence de l’article L. 124-11 fragilise l’ensemble. Un stage prolongé au-delà du plafond glisse vers la relation de travail.

Négliger le sort des travaux du stagiaire. Une étude, un développement ou une création réalisés par le stagiaire peuvent être couverts par le droit d’auteur. Sans clause de cession de droits d’auteur explicite, respectueuse du droit moral, l’organisme n’acquiert pas les droits d’exploitation sur les livrables produits pendant le stage.

Traiter la confidentialité comme un détail. Un stagiaire accède souvent à des informations stratégiques ou à des données personnelles. Une clause de confidentialité ferme, dont l’effet se prolonge au-delà du stage, et le respect du RGPD lorsque des données personnelles sont manipulées, ne sont pas des accessoires mais des obligations à part entière.

Comment adapter ce modèle à votre situation

Quelques champs se renseignent systématiquement : l’identité des trois parties, l’établissement et le cursus de rattachement, l’objet pédagogique, les dates et la durée de présence, le montant de la gratification et le nom du tuteur. Le reste du texte convient à la plupart des stages courants.

La description de l’objet pédagogique mérite le plus grand soin. C’est elle qui démontre la finalité formatrice du stage et le distingue d’un emploi. Décrivez les compétences visées, reliez-les au cursus, et évitez de réduire la mission à une liste de tâches opérationnelles interchangeables avec celles d’un salarié.

La clause de durée s’ajuste selon la période prévue par le cursus, dans la limite des six mois et des 924 heures. Vérifiez toujours le seuil de deux mois qui déclenche la gratification, et anticipez le délai de carence si un autre stagiaire doit occuper le même poste dans l’année.

Adaptez enfin les articles sur la propriété intellectuelle et les données personnelles au contenu réel du stage. Un stage d’observation ne mobilise pas les mêmes protections qu’un stage de fin d’études qui aboutit à un livrable exploitable. Dès que des données personnelles sont traitées, ou que le stagiaire produit une création destinée à être utilisée, la propriété intellectuelle développée et la protection des données doivent être expressément réglées. En cas de désaccord, une médiation préalable associant l’établissement d’enseignement est souvent la voie la plus adaptée.

Attention, enfin, à la convention type de l’établissement d’enseignement : elle comporte fréquemment ses propres clauses obligatoires, qui doivent être conciliées avec le présent modèle. [À VÉRIFIER JURISTE : mentions imposées par la convention type de l’établissement et par la convention de branche applicable à l’organisme d’accueil, qui peuvent déroger dans un sens plus favorable au stagiaire.]

Ce que ce modèle ne remplace pas

Un modèle est un point de départ, pas un avis. Il ne connaît ni votre secteur, ni le contenu exact du stage, ni les exigences propres à l’établissement d’enseignement. Trois situations appellent une relecture par un professionnel : un stage qui aboutit à un actif stratégique, comme un logiciel ou une étude destinés à être exploités ; un accueil de stagiaire dont les missions frôlent celles d’un poste permanent, avec un risque de requalification ; et une situation où la gratification, la protection sociale ou le nombre de stagiaires accueillis soulèvent une difficulté au regard des plafonds légaux.

C’est la raison pour laquelle ce modèle signale ses propres limites, plutôt que de se présenter comme suffisant en toute circonstance.