Sequenziell, parallel oder gemischt.Nach Rolle oder Name.Mit einem Prüfschritt, der stoppt, was von Ihrer Richtlinie abweicht.
Blockiert bei einem Score unter 70 oder wenn eine Pflichtklausel fehlt
2 verpflichtende Freigeber, nach Rolle benannt
Freigeber namentlich benannt, nach Schritt 2
„Kannst du mal draufschauen?“ an drei Personen geschickt. Wer hat welche Version freigegeben, und wann? Niemand kann es mit Sicherheit sagen.
Die Finanzabteilung gibt vor der Rechtsabteilung frei, ein wichtiger Freigeber wird vergessen, und der Vertrag geht zurück auf Anfang.
Eine zu niedrige Haftungsobergrenze oder eine fehlende Pflichtklausel: Ohne systematische Kontrolle fällt die Abweichung erst nach der Signatur auf.
Mit den Freigabe-Workflows von Pactolane durchläuft jeder Vertrag die richtigen Freigeber in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge: sequenzielle, parallele oder gemischte Schritte, Freigeber nach Rolle oder Name benannt.Ein automatischer Prüfschritt wendet Ihr Playbook an und blockiert den Vertrag je nach Score und fehlenden Klauseln, gibt eine Warnung aus oder lässt ihn passieren. Ab dem Tarif Team enthalten.
Jeder Schritt ist eine Karte: Name, Auslösebedingung (bei jedem Versand oder beim ersten Versand) und Freigeberblöcke, deren Freigeber sich per Drag-and-drop neu anordnen lassen.
Das Playbook wird auf den Vertrag angewendet. Sie legen die Regeln fest: Mindestscore, tolerierte Anzahl von Klauseln auf der roten Linie, Vorhandensein der Pflichtklauseln.
Jeder Freigeber sieht seine Aufgaben mit einer Dringlichkeitsanzeige, gibt mit optionalem Kommentar frei oder lehnt mit Pflichtbegründung ab.
Ein Klick in der Vertragsakte genügt. Der mit der Vorlage verknüpfte Workflow startet; fehlt ein Freigeber, fordert Pactolane Sie auf, ihn zu benennen.
Benachrichtigung in der App und per E-Mail. Der Freigeber sieht den Vertrag und seine Analysen ein und gibt dann frei oder lehnt mit Begründung ab.
Wenn alle Schritte freigegeben sind, ändert sich der Status automatisch, und die Signatur kann gestartet werden. Eine Ablehnung setzt den Vertrag mit Begründung auf Entwurf zurück.
Die Freigeber eines Blocks folgen nacheinander oder werden gleichzeitig angefragt. Kombinieren Sie beides über mehrere Schritte.
Benennen Sie eine Rolle der Organisation oder eine bestimmte Person, und kennzeichnen Sie jeden Freigeber als verpflichtend oder optional.
Das Playbook läuft im Workflow. Bei Nichtbestehen gibt es drei mögliche Reaktionen: blockieren, warnen oder fortfahren.
Jede Vorlage trägt ihren Workflow: Der generierte Vertrag kommt mit bereits vorgesehenen Freigebern. Ein Workflow kann auch als Standard dienen.
Die Veröffentlichung eines Workflows fixiert seine Konfiguration in einer Version. Wird er bearbeitet, wird er bis zur nächsten Veröffentlichung wieder zum Entwurf.
Benachrichtigung in der App und per E-Mail an jeden Freigeber, Anzeige „überfällig“, „heute“, „bald“ oder „im Plan“.
Ein Workflow zur Vertragsfreigabe ist der Ablauf, den ein Vertrag durchlaufen muss, bevor er freigegeben wird: wer ihn freigibt, in welcher Reihenfolge und unter welchen Bedingungen. In Pactolane besteht er aus menschlichen Freigabeschritten (sequenziell, parallel oder gemischt) und, wenn Sie möchten, aus automatischen Prüfschritten per Playbook. Jede Entscheidung erhält einen Zeitstempel und wird zugeordnet.
Sie konfigurieren einen Workflow im visuellen Designer von Pactolane: Sie legen Schritte an, wählen für jeden seine Auslösebedingung (bei jedem Versand oder beim ersten Versand) und fügen dann Freigeberblöcke hinzu, deren Reihenfolge Sie festlegen (sequenziell, parallel oder gemischt). Jeder Freigeber wird nach Rolle oder Name benannt und kann als verpflichtend markiert werden. Anschließend verknüpfen Sie den Workflow mit einer Vorlage oder markieren ihn als Standard-Workflow und veröffentlichen ihn.
Ja, in Pactolane kann ein automatischer Prüfschritt des Workflows einen Vertrag außerhalb der Richtlinie blockieren. Er wendet Ihr Playbook auf den Vertrag an und prüft die von Ihnen festgelegten Regeln: Mindestscore (zum Beispiel 70 von 100), maximale Anzahl von Klauseln auf der roten Linie, Vorhandensein der Pflichtklauseln. Bei Nichtbestehen blockiert der Schritt den Workflow, gibt eine Warnung aus oder lässt ihn weiterlaufen, je nach Ihrer Wahl. So greifen die Juristen dort ein, wo ihr Urteil zählt. Siehe die Compliance-Playbooks.
In Pactolane erhält jeder Freigeber eine Benachrichtigung in der App und per E-Mail, sobald der Vertrag seinen Schritt erreicht. Auf seiner Seite Freigaben findet er seine ausstehenden Aufgaben mit einer Dringlichkeitsanzeige (überfällig, heute, bald, im Plan) und der seit dem Versand vergangenen Zeit. Er gibt mit einem Klick frei, mit optionalem Kommentar, oder lehnt unter Angabe einer Begründung ab.
In Pactolane erfordert eine Ablehnung eine schriftliche Begründung: Die Schaltfläche bleibt inaktiv, solange keine Begründung eingegeben ist. Der Vertrag geht dann mit dieser Begründung in den Status Entwurf zurück, um korrigiert und erneut in den Workflow gegeben zu werden. Der Verlauf bewahrt die Entscheidung, ihr Datum und den Kommentar.
In Pactolane wechselt der Vertrag automatisch in den Status „Freigegeben“, sobald alle Schritte freigegeben sind, und die Hauptschaltfläche in seiner Vertragsakte wird zu „Signatur starten“. Sie senden ihn dann zur nativen, unbegrenzten einfachen elektronischen Signatur (SES) oder über DocuSign, Yousign oder Dropbox Sign. Mehr dazu auf der Seite Elektronische Signatur.
In Pactolane sind die Freigabe-Workflows und die Playbooks ab dem Tarif Team enthalten (149 € netto pro Monat, kostenlose 7-Tage-Testphase). Die Tarife Growth (499 € netto pro Monat) und Scale (ab 2500 € netto pro Monat) ergänzen unter anderem die automatische KI-Analyse, PactAI sowie die Verfolgung von Fristen und Pflichten. Alle Details finden Sie auf der Seite Preise.
Kostenlose Testphase in den Tarifen Team (7 Tage) und Growth (14 Tage).
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