Verlängerungen, Kündigungsfristen, Vertragsenden, Meilensteine.Eine Warnung bei T-30, T-7, T-1 oder wann Sie wollen.In der App und per E-Mail, mit zwei Prüfungen pro Tag.
Kündigungsfrist vor Verlängerung: 3 Monate vor Ablauf am 31. Januar
Jährliche Verlängerung zum 22. November
Der Vertrag verlängert sich stillschweigend, weil niemand rechtzeitig gekündigt hat. Sie sind für eine volle Laufzeit gebunden, zu den Konditionen von gestern.
Die Fristenliste liegt auf dem Rechner einer einzigen Person. Sie veraltet, wird kopiert und warnt nie jemanden.
Der Vertrag läuft im Januar ab, aber das Kündigungsschreiben hätte im Oktober rausgehen müssen. Entscheidend ist der letzte Kündigungstag, nicht das Vertragsende.
Mit der Fristenverfolgung von Pactolane erfassen Sie für jeden Vertrag die Termine für Verlängerung, Vertragsende, Kündigungsfrist und Meilensteine, und Pactolane warnt Sie in der App oder per E-Mail so viele Tage vor jedem Termin, wie Sie festlegen.Die Fristen werden zweimal täglich geprüft; nahende Fristen werden orange, überfällige rot. Verfügbar in den Tarifen Growth und Scale.
Verlängerung, Vertragsende, Kündigungsfrist oder Meilenstein: Jedes Datum ist seinem Vertrag zugeordnet und typisiert, damit Sie auf einen Blick sehen, was es von Ihnen verlangt.
Sie legen fest, wie viele Tage vor dem Termin Sie benachrichtigt werden möchten, zum Beispiel 30, 7 und 1 Tag. Die Warnung kommt in der App und/oder per E-Mail.
Fristenkalender im Dashboard, eigener Reiter in Ihren Aufgaben, Übersicht der Fristen in den nächsten 30 Tagen und der überfälligen Termine.
Wählen Sie in der Fristenverwaltung den Vertrag, das Datum und den Typ: Verlängerung, Vertragsende, Kündigungsfrist oder Meilenstein.
Geben Sie für jede Warnung die Anzahl der Tage vor dem Termin und den Kanal an. Dieselbe Warnung wird höchstens einmal pro 24 Stunden gesendet.
Neu verhandeln, kündigen, verlängern: Sie handeln, solange Sie noch die Wahl haben, und markieren die Frist dann als erledigt.
Tabelle aller Fristen: Vertrag, Datum, Typ, Status anstehend oder überfällig. Bearbeiten, als erledigt markieren, löschen.
Anzahl der Tage vor dem Termin pro Frist einstellbar, Warnungen in der App und per E-Mail, Prüfung um 9 und um 17 Uhr.
Grün, wenn alles in Ordnung ist, orange bei weniger als 7 Tagen, rot nach Ablauf des Termins: Die Dringlichkeit ist ablesbar, ohne den Vertrag zu öffnen.
Monatlicher Minikalender mit den belegten Tagen, Kategorie „Anstehende Fristen“ und Reiter Fristen in Ihren Aufgaben.
Auf der Analytics-Seite eine chronologische Ansicht der Fristen des Portfolios, filterbar nach Zeitraum, Status und Kategorie.
Sobald der Rahmenvertrag mit seinen Nachträgen verknüpft ist, beantwortet PactAI die Frage „Was ist die nächste Frist der Familie?“.
Eine Software zur Vertragsüberwachung erfasst die Termine, die das Unternehmen nach der Signatur binden (Verlängerungen, Kündigungsfristen, Vertragsenden, Meilensteine), und löst vor jedem dieser Termine eine Erinnerung aus. In Pactolane ist jede Frist ihrem Vertrag zugeordnet, typisiert und datiert und löst Erinnerungen in der App oder per E-Mail aus, so viele Tage im Voraus, wie Sie festlegen. Die Verträge selbst bleiben in der Vertragsablage, und die zu erfüllenden Verpflichtungen verfolgen Sie in der Pflichtenverfolgung.
Mit Pactolane erfassen Sie den letzten möglichen Kündigungstag als eigene Frist mit eigenen Erinnerungen, damit Sie vor der Verlängerung handeln und nicht erst vor dem Vertragsende. Ein Vertrag, der drei Monate vor Ablauf gekündigt werden muss, wird also über diesen Kündigungstag gesteuert: Eine Erinnerung bei T-30 lässt Ihnen Zeit, neu zu verhandeln oder das Kündigungsschreiben zu versenden.
Die Fristwarnungen von Pactolane kommen in der App, per E-Mail oder über beide Kanäle, je nach Einstellung der einzelnen Frist. Sie wählen die Anzahl der Tage vor dem Termin, zum Beispiel 30, 7 und 1 Tag. Das System prüft die Fristen zweimal täglich, um 9 und um 17 Uhr, und sendet dieselbe Warnung nicht zweimal innerhalb von 24 Stunden, damit jede Erinnerung ihren Wert behält.
In Pactolane werden die Fristen von Ihren Teams erfasst, die so die Kontrolle darüber behalten, was gespeichert wird: Jede Frist wird mit wenigen Feldern (Vertrag, Datum, Typ, Erinnerungen) in der Fristenverwaltung angelegt. Um bei einem langen Vertrag schneller voranzukommen, können Sie die Pflichtenanalyse von PactAI starten, die die im Vertrag vorgesehenen Verpflichtungen auflistet; anschließend prüfen Sie seine Antwort und erfassen die relevanten Fristen. Mehr dazu auf der Seite PactAI.
In Pactolane betrifft die Fristenverfolgung die Termine des Vertrags selbst (Verlängerung, Ende, Kündigungsfrist, Meilenstein) und löst Erinnerungen aus; die Pflichtenverfolgung betrifft die zu erfüllenden Verpflichtungen (Liefergegenstand, Bericht, Nachweis, Audit), jeweils mit einer verantwortlichen Person und einem Status. Beide ergänzen sich und sind in denselben Tarifen enthalten: Für eine wichtige Pflicht können Sie im selben Vertrag zusätzlich eine Frist vom Typ Meilenstein mit eigenen Erinnerungen erfassen. Mehr dazu auf der Seite Verfolgung vertraglicher Pflichten.
Pactolane zeigt die Fristen aller Ihrer Verträge an mehreren Stellen an: im Kalender und in der Kategorie „Anstehende Fristen“ im Dashboard, im Reiter Fristen Ihrer Aufgaben, in der Übersicht, die die Fristen der nächsten 30 Tage und die überfälligen Termine zählt, und in der Timeline der Analytics-Seite. Die Übersicht lässt sich auch nach Vertrag und nach Geschäftspartner filtern, etwa um die anstehenden Fristen eines Lieferanten zu zählen.
Die Fristenverfolgung von Pactolane und ihre Warnungen sind in den Tarifen Growth (499 € netto pro Monat, kostenlose 14-Tage-Testphase) und Scale (ab 2500 € netto pro Monat) enthalten. Diese Tarife umfassen auch die Pflichtenverfolgung, PactAI und die Vertragsfamilien. Alle Details finden Sie auf der Seite Preise.
Kostenlose 14-Tage-Testphase im Tarif Growth.
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