Ihre Arbeitsverträge.Elektronisch signiert.

Ein Arbeitsvertrag kann elektronisch signiert werden, und mit Pactolane lassen Sie ihn online mit einer einfachen elektronischen Signatur (SES) unterzeichnen, der Basisstufe unter den drei Stufen, die die eIDAS-Verordnung unterscheidet. Nach französischem Recht hat ein elektronisches Schriftstück dieselbe Beweiskraft wie ein Schriftstück auf Papier, sofern die Person, von der es stammt, ordnungsgemäß identifiziert werden kann und es unter Bedingungen erstellt und aufbewahrt wird, die seine Integrität gewährleisten (Artikel 1366 des französischen Code civil); die elektronische Signatur besteht in der Verwendung eines zuverlässigen Identifizierungsverfahrens, das ihre Verbindung mit dem Dokument gewährleistet (Artikel 1367). Die Zuverlässigkeit dieses Verfahrens wird nur bei der qualifizierten elektronischen Signatur vermutet (Dekret Nr. 2017-1416 vom 28. September 2017): Bei einer SES muss im Streitfall die Partei, die sich auf sie beruft, in der Praxis oft der Arbeitgeber, diese Zuverlässigkeit nachweisen, und der Audit-Trail und das Nachweiszertifikat, die Pactolane erzeugt, liefern Anhaltspunkte für diesen Nachweis. Die Verordnung (EU) Nr. 910/2014, die sogenannte eIDAS-Verordnung, bestimmt zudem in Artikel 25, dass einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden dürfen, weil sie elektronisch ist oder nicht qualifiziert ist.

Pactolane bietet die einfache elektronische Signatur (SES), nativ und unbegrenzt ab dem Tarif Team, die sich für viele gängige HR-Dokumente eignet. Die Signaturstufe richtet sich nach dem Dokument und dem Risiko einer Anfechtung: Die SES von Pactolane stützt sich auf einen per E-Mail gesendeten Einmalcode, einen Audit-Trail (Zeitstempel, IP-Adresse, Browser, Hashwert des Dokuments) und ein Nachweiszertifikat. Erfordert ein Dokument oder eine besondere Situation eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur, ist das im Einzelfall mit Ihrer Rechtsberatung zu prüfen.

Der Mitarbeiter braucht kein Pactolane-Konto, um seinen Vertrag zu signieren. Er erhält eine E-Mail, bestätigt seine E-Mail-Adresse mit einem dorthin gesendeten Einmalcode, der zeitlich begrenzt gültig ist und nur eine begrenzte Zahl von Versuchen zulässt, stimmt der elektronischen Signatur zu und füllt dann die vorgesehenen Felder aus (Unterschrift, Paraphe, Datum). Eine Bestätigungs-E-Mail geht an den Mitarbeiter und an die Person, die den Vertrag versendet hat. Hat der Vertrag mehrere Unterzeichner, zum Beispiel den Mitarbeiter und den Vertreter des Arbeitgebers, legen Sie deren Reihenfolge fest. Mehr dazu auf der Seite Elektronische Signatur.

Mit Pactolane wird ein befristeter Arbeitsvertrag (CDD) oder ein Nachtrag aus Ihrer HR-Vorlage erstellt, durchläuft seinen Freigabe-Workflow und geht ohne Ausdruck und Postversand in die elektronische Signatur. Dabei kommt es auf die Fristen an: Der befristete Vertrag wird schriftlich abgeschlossen und muss seinen Befristungsgrund genau angeben (Artikel L. 1242-12 des französischen Arbeitsgesetzbuchs, Code du travail), und er ist dem Mitarbeiter spätestens innerhalb von zwei Werktagen nach der Einstellung zu übermitteln (Artikel L. 1242-13). Auch der Teilzeitarbeitsvertrag ist ein schriftlicher Vertrag (Artikel L. 3123-6). Ein Nachtrag setzt die Zustimmung beider Parteien voraus, da ein Vertrag nur im gegenseitigen Einvernehmen der Parteien oder aus gesetzlich zugelassenen Gründen geändert werden kann (Artikel 1193 des französischen Code civil).

In den Tarifen Growth und Scale erfassen Sie in Pactolane das Ende der Probezeit und das Ende eines befristeten Vertrags als Fristen, die dem Vertrag zugeordnet sind, mit Erinnerungen in der App und per E-Mail mit der von Ihnen gewählten Anzahl an Tagen Vorlauf, zum Beispiel 30, 7 und 1 Tag vorher. Die Fristen werden von Ihren Teams erfasst, die selbst bestimmen, was verfolgt wird. Rechtlich gilt: Probezeit und Verlängerungsmöglichkeit werden nicht vermutet, sondern müssen ausdrücklich im Einstellungsschreiben oder im Arbeitsvertrag vereinbart sein (Artikel L. 1221-23 des französischen Arbeitsgesetzbuchs, Code du travail), und die anfängliche Höchstdauer der Probezeit bei einem unbefristeten Arbeitsvertrag (CDI) beträgt zwei Monate für Arbeiter und Angestellte, drei Monate für Meister und Techniker (agents de maîtrise et techniciens) und vier Monate für leitende Angestellte (cadres) (Artikel L. 1221-19); eine einmalige Verlängerung bleibt möglich, wenn ein allgemeinverbindlicher Branchentarifvertrag sie vorsieht (Artikel L. 1221-21).

In Pactolane wird der Zugriff auf einen Arbeitsvertrag auf zwei Ebenen geregelt: über die Rolle jedes Nutzers in der Organisation (sieben Rollen, vom Administrator bis zum Leser) und, für jeden Vertrag, über eine Stufe Eigentümer, Bearbeiter oder Leser; gewährte Zugriffe lassen sich jederzeit entziehen, wobei der Eigentümer dauerhaft Zugriff behält, und das Datum der letzten Anmeldung jeder Person bleibt sichtbar. Der Audit-Trail protokolliert Einsichtnahmen, Änderungen und Exporte und wird mindestens 90 Tage aufbewahrt. Die Verträge werden im Ruhezustand mit AES-256-GCM verschlüsselt und in Frankreich und Belgien auf Google Cloud gehostet, und personenbezogene Daten wie die Sozialversicherungsnummer oder die IBAN werden vor jeder Verarbeitung durch die KI entfernt.

Für ein HR-Team deckt der Tarif Team von Pactolane (149 € netto pro Monat, kostenlose 7-Tage-Testphase) die Vertragserstellung aus Vorlagen, die Freigabe-Workflows und die unbegrenzte einfache elektronische Signatur ab, mit 3 Nutzern, 20 Vorlagen und 50 Verträgen pro Monat. Der Tarif Growth (499 € netto pro Monat, kostenlose 14-Tage-Testphase) ergänzt Fristenverfolgung, Vertragsfamilien, PactAI, unbegrenzte Vorlagen, 10 Nutzer und 200 Verträge pro Monat. Der Tarif Scale (ab 2500 € netto pro Monat) öffnet die REST-API, die Webhooks, den MCP-Server und SSO. Alle Tarife enthalten unbegrenzte Nutzer mit Lesezugriff. Alle Details finden Sie auf der Seite Preise.

Der Start in Pactolane erfolgt in vier Schritten: Ihr Bereich, Ihr Team, der Import Ihrer Verträge, dann Ihre Playbooks. Ihre Word-Vorlagen importieren Sie in den Vorlageneditor, wo Sie die Variablen ergänzen, und Ihre bereits signierten Verträge gelangen als PDF oder Word in die Vertragsablage, mit KI-gestützter Extraktion der Informationen, die in allen Tarifen enthalten ist. Dieselbe Plattform nutzen auch andere Teams, etwa die IT-Abteilung oder der Einkauf. Mehr dazu: So funktioniert Pactolane und Wechsel zu Pactolane.