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Entwickelt für Finanzleitung & Ops

Verträge unter Kontrolle.

Fristenverfolgung, Vertragspflichten, Freigabe-Workflows, Audit-Trail.
Lassen Sie keinen Vertrag mehr durchs Raster fallen.

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pactolane.com/monitoring
Vertragsmonitoring · Finanz-Ansicht
Fristen diesen Monat
12
Überfällige Pflichten
3
Aktive Verträge
47
Ausstehende Verträge
MSA TechCorp Verlängerung 15. April
Cloud-Vertrag Kündigungsfrist T-30
Aktuelle Herausforderungen

Die wahren Herausforderungen von Finanzleitung und Ops-Teams

Vergessene Fristen, nicht nachverfolgte Pflichten, fehlender Audit-Trail. Vermeidbare Risiken, die teuer werden.

01

Vergessene stillschweigende Verlängerungen

Keine zentrale Sicht auf die Fristen. Automatische Verlängerung = veraltete Konditionen, überhöhte Preise.

02

Nicht nachverfolgte Vertragspflichten

Liefergegenstände, SLAs, Kündigungsbedingungen über die Verträge verstreut. Niemand weiß, was wann fällig ist.

03

Audit-Trail nicht vorhanden

Wer hat was und wann validiert? Entscheidungen lassen sich bei internem oder externem Audit nicht belegen.

Wie Pactolane hilft

Drei Säulen für die Kontrolle Ihrer Verträge

Fristenverfolgung

Zentralisierter Kalender aller Schlüsseldaten. Gestufte Warnungen, automatische Eskalationen, vollständiger Audit-Trail.

fristenkalender.pdf
Verlängerung TechCorp 15. April · T-22
Kündigungsfrist Cloud · 90 Tage T-30 · Dringend
Audit SaaS FY2024 Conforme
Verlängerung Wartung Bevorstehend · 45 T

Pflichtenverfolgung

Visualisieren Sie alle Vertragspflichten: Liefergegenstände, SLAs, Kündigungsbedingungen, Kündigungsfristen. Status in Echtzeit.

Pflichten · Überblick
SLA Verfügbarkeit 99,9 % Eingehalten ✓
Liefergegenstand Quartalsbericht Frist T-5
Kündigungsfrist · 90 Tage Überfällig
Jährliches Lieferanten-Audit Zu planen

Workflows & Audit-Trail

Konfigurierbare Freigabeprozesse, automatische Eskalationen, unveränderliche Historie. Bereit für jedes Audit.

Audit-Trail · MSA TechCorp
Freigabe Finanzleitung : Marc R. Vor 2 Std.
Juristische Validierung : Sophie L. Gestern
Erinnerung gesendet : Auto 20. März
Vertrag eingereicht : Julie M. 15. März
Vorher & Nachher Pactolane

Was sich konkret für Ihr Finanz- & Ops-Team ändert.

Situation
Ohne Pactolane
Mit Pactolane
Fristenverfolgung
Excel-Kalender, manuelle Erinnerungen, Risiko vergessener stillschweigender Verlängerung
Zentralisierter Kalender, automatische Warnungen, geplante Eskalationen
Pflichtenverfolgung
Pflichten über die Verträge verstreut, niemand weiß, was fällig ist
Zentralisierte Sicht auf alle Pflichten mit Status und automatischen Warnungen
Vertragssichtbarkeit
Verträge über Abteilungen verstreut, keine konsolidierte Sicht
Alle Verträge zentralisiert, sofortige Suche, erweiterte Filter
Audit-Trail & Begründung
Kein Audit-Trail, unmöglich zu belegen, wer was freigegeben hat
Historie mit Zeitstempel, eIDAS-Signaturen, Compliance-Nachweise
Freigabe-Workflows
E-Mails, PDF-Signaturen, Versionen im Anhang, Dokumentenverluste
Konfigurierbare Freigabeketten, automatische Eskalationen, vollständige Nachverfolgbarkeit
Schlüsselfunktionen

Die Tools, die Ihr Finanz- & Ops-Team braucht.

Fristenwarnungen

Konfigurierbare gestufte Erinnerungen (90 T, 60 T, 30 T, 14 T). Automatische Eskalation an die Finanzleitung. Keine vergessene Verlängerung.

Pflichtenverfolgung

Liefergegenstände, SLAs, Kündigungsfristen, Kündigungsbedingungen. Status in Echtzeit, Warnungen bei Verzögerungen.

KI-Analyse der Verträge

PactAI extrahiert automatisch die Schlüsselklauseln, Daten, Pflichten und Bedingungen jedes Vertrags.

Freigabe-Workflows

Mehrstufige Ketten (Manager, Finanzleitung, Geschäftsführung). Eskalationsfristen, intelligente Erinnerungen, Nachverfolgbarkeit.

Zentralisierte Vertragssicht

Alle Ihre Verträge an einem Ort. Suche, Filter nach Typ, Status, Frist. Export für Berichte.

Sicht nach Kunde / Lieferant

Bündeln Sie alle Verträge derselben Partei. Sehen Sie die gesamte Vertragsbeziehung auf einen Blick.

Vollständiger Audit-Trail

Unveränderliche Historie mit Zeitstempel. eIDAS-Signaturen, für Audits exportierbare Compliance-Nachweise.

Vorlagenbibliothek

Vertragsvorlagen nach Typ (SaaS, Wartung, Dienstleistung). Standardisierte und wiederverwendbare Bedingungen.

Gemessene Ergebnisse

Wirkung für Finanzleitung und Ops-Teams

0
Vergessene stillschweigende Verlängerung
-60%
Zeit für die Pflichtenverfolgung
100%
Nachverfolgbarkeit des Audit-Trails
Häufige Fragen

Ihre Fragen zum Vertragsmonitoring

Wie warnt mich Pactolane vor anstehenden Fristen?
Sie konfigurieren gestufte Warnungen (90 Tage, 60 Tage, 30 Tage, 14 Tage vor der Frist). Jede Warnung wird per Benachrichtigung und E-Mail an die betroffenen Personen gesendet. Bleibt eine Reaktion aus, wird eine automatische Eskalation ausgelöst.
Wie verfolge ich die Pflichten jedes Vertrags?
Pactolane zentralisiert alle Vertragspflichten: Liefergegenstände, SLAs, Kündigungsbedingungen, Kündigungsfristen. Jede Pflicht hat einen Status (eingehalten, laufend, überfällig) und zugehörige Warnungen.
Ist der Audit-Trail für ein internes oder externes Audit nutzbar?
Ja. Die Historie ist unveränderlich, mit Zeitstempel versehen und eIDAS-konform. Jede Aktion (Freigabe, Änderung, Signatur) wird mit der Identität des Akteurs protokolliert. Mit einem Klick für Ihren Auditor exportierbar.
Kann man spezifische Freigabe-Workflows für die Finanzleitung konfigurieren?
Ja. Die Workflows sind vollständig konfigurierbar: sequenziell, parallel oder hybrid. Sie definieren die Freigeber, die Fristen und die Eskalationsregeln gemäß Ihren internen Prozessen.
Wie lange dauert der Start mit Pactolane?
Der Import Ihrer bestehenden Verträge und die Konfiguration der Fristenwarnungen erfolgen in wenigen Stunden. Die Freigabe-Workflows sind ohne Code konfigurierbar. Kostenlose Testphase in den Tarifen Team (7 Tage) und Growth (14 Tage).

Gewinnen Sie die Kontrolle über Ihre Verträge zurück

Kostenlose Testphase in den Tarifen Team (7 Tage) und Growth (14 Tage).

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