Ihre IT- und SaaS-Verträge.Gesteuert, von Kündigung bis SLA.

Eine Software für das Management von IT-Verträgen bündelt Lizenz-, SaaS-Abonnement-, Wartungs- und Managed-Services-Verträge und verfolgt ihre Kündigungsfristen, ihre Verlängerungen und die Zusagen der Lieferanten. Pactolane, eine Software für Vertragslebenszyklus-Management (CLM) für KMU und Mittelstand, deckt diesen Zyklus durchgängig ab: Analyse des vom Anbieter vorgeschlagenen Vertrags, Verhandlung, interne Freigabe, Signatur und anschließend Verfolgung von Fristen und Pflichten, mit einem Lieferantenverzeichnis.

Mit Pactolane erfassen Sie den letzten Kündigungstag eines Abonnements als eigene Frist mit eigenen Erinnerungen, um vor der Verlängerung zu entscheiden und nicht erst zum Vertragsende. Ein Abonnement, das drei Monate vor Ablauf gekündigt werden muss, wird also über den letzten Kündigungstag gesteuert: Eine Erinnerung bei T-30, in der App und per E-Mail, lässt Ihnen Zeit, neu zu verhandeln oder zu kündigen. Die Fristen werden zweimal täglich geprüft, in den Tarifen Growth und Scale. Mehr dazu auf der Seite Fristenverfolgung und Verlängerungen.

Pactolane verwaltet Softwarelizenzverträge: den Vertrag des Anbieters, seine Nachträge, seine Laufzeit, seine Kündigungsfrist und die Pflichten jeder Partei. Sie importieren ihn oder erstellen ihn aus Ihrer Vorlage, analysieren ihn mit dem mitgelieferten Playbook für Software- oder SaaS-Lizenzen und verfolgen dann seine Verlängerung. In den Tarifen Growth und Scale verknüpfen Sie die Nachträge mit dem ursprünglichen Vertrag, und PactAI beantwortet zum Beispiel die Frage „Welche Bedingungen gelten heute nach den Nachträgen?“. Die Verfolgung betrifft die Vertragsbedingungen: Laufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerung und Pflichten der Parteien.

In Pactolane wird jede Zusage eines IT-Dienstleisters (Verfügbarkeitsbericht, Sicherheitsaudit, Liefergegenstand, Rückführungsplan) als Pflicht mit Datum, Status und verantwortlicher Person erfasst, in den Tarifen Growth und Scale. Eine Pflicht, deren Datum verstrichen ist, erhält das Badge „Überfällig“, und die Übersicht lässt sich nach Lieferant filtern, um ein Review vorzubereiten. Bei einem langen Vertrag listet die Pflichtenanalyse von PactAI die Pflichten jeder Partei auf; Sie wählen dann aus, welche verfolgt werden sollen.

Pactolane regelt diese Klauseln über Playbooks: Für jede Klausel legen Sie vier Positionen fest (bevorzugt, akzeptabel, Rückfallposition, rote Linie), und jeder analysierte Vertrag erhält einen Score auf einer 100-Punkte-Skala mit der Liste der fehlenden Klauseln. Die Playbooks für Software- oder SaaS-Lizenzen und für Auftragsverarbeitungsverträge (DPA) werden ab dem Tarif Team mitgeliefert, zum Duplizieren und Anpassen. Der DPA erfüllt eine konkrete Anforderung: Artikel 28 Absatz 3 DSGVO sieht vor, dass die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter auf der Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments erfolgt. In einem Freigabe-Workflow kann der Playbook-Schritt einen Vertrag stoppen, dem eine Klausel fehlt, die Sie als verpflichtend festgelegt haben, etwa die Rückführung.

Pactolane wird über eine REST-API, Webhooks und einen MCP-Server in Ihre IT-Landschaft integriert, enthalten im Tarif Scale. Ihre Administratoren erstellen Schlüssel mit einzeln gewählten Berechtigungen und einem optionalen Ablaufdatum; für KI-Agenten hat jeder Schlüssel einen Autonomiemodus (Nur Lesen, Überwacht, Assistiert, Autonom), und freizugebende Aktionen warten auf die Zustimmung einer Person aus Ihrem Team. Webhooks lassen sich testen, und jeder Austausch bleibt im Integrationsprotokoll sichtbar. Ab Growth verbindet sich Pactolane auch mit Ihrem Cloud-Speicher (Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box). Mehr zu MCP-Server und API und zu den Integrationen.

Die Daten, die Sie Pactolane anvertrauen, werden in Frankreich und Belgien auf Google Cloud gehostet, einem offen genannten Hoster. Sie werden im Ruhezustand mit AES-256-GCM und bei der Übertragung per TLS verschlüsselt; der Zugriff beruht auf sieben Rollen, Multi-Faktor-Authentifizierung und, im Tarif Scale, SSO; der Audit-Trail wird mindestens 90 Tage aufbewahrt. Personenbezogene Daten werden vor jeder Verarbeitung durch die KI entfernt, und Ihre Verträge werden nie zum Training von Modellen verwendet. Ein ISO-27001-Zertifizierungsverfahren läuft, und die Liste der Unterauftragsverarbeiter wird auf Anfrage mitgeteilt. Mehr zur Sicherheit und zu den offiziellen Informationen.

Für eine IT-Abteilung ist der Tarif Growth von Pactolane (499 € netto pro Monat, kostenlose 14-Tage-Testphase) der richtige Einstieg: Er ergänzt die Team-Basis um die Verfolgung von Kündigungsfristen und Verlängerungen, die Pflichtenverfolgung, Vertragsfamilien und PactAI. Der Tarif Scale (ab 2500 € netto pro Monat) öffnet REST-API, Webhooks, MCP-Server, SSO und den erweiterten Audit-Trail, mit dediziertem Support. Der Start erfolgt in vier Schritten: Bereich, Team, Import der Verträge, Playbooks. Siehe die Seiten Preise, Wechsel zu Pactolane sowie die anderen Teams auf der Plattform, etwa die Personalabteilung.