Contratos de TI e SaaS.Geridos, do pré-aviso ao SLA.

Um software de gestão de contratos de TI reúne os contratos de licença, de subscrição SaaS, de manutenção e de outsourcing de TI, e acompanha os respetivos pré-avisos, renovações e compromissos dos fornecedores. A Pactolane, software de gestão do ciclo de vida dos contratos (CLM) pensado para PME e empresas mid-market, cobre este ciclo de ponta a ponta: análise do contrato proposto pelo fornecedor, negociação, validação interna, assinatura e, depois, acompanhamento dos prazos e das obrigações, com um diretório de fornecedores.

A Pactolane permite-lhe registar a data-limite do pré-aviso de uma subscrição como um prazo autónomo, com os seus próprios lembretes, para decidir antes da renovação e não na data de fim. Uma subscrição que tem de ser denunciada três meses antes do termo gere-se, portanto, pela data do pré-aviso: um lembrete a D-30, na aplicação e por e-mail, dá-lhe tempo para renegociar ou rescindir. Os prazos são verificados duas vezes por dia, nos planos Growth e Scale. Ver a página de acompanhamento de prazos e renovações.

A Pactolane gere os contratos de licença de software: o contrato do fornecedor, os seus aditamentos, a sua duração, o seu pré-aviso e os compromissos de cada parte. Importa-o ou cria-o a partir do seu modelo, analisa-o com o playbook de licença de software ou SaaS fornecido e, depois, acompanha a sua renovação. Nos planos Growth e Scale, as suas equipas associam os aditamentos ao contrato de origem e o PactAI responde, por exemplo, a «Que termos se aplicam hoje, após os aditamentos?». O acompanhamento incide sobre os termos do contrato: duração, pré-aviso, renovação e compromissos das partes.

Na Pactolane, cada compromisso de um prestador de TI (relatório de disponibilidade, auditoria de segurança, entregável, plano de reversibilidade) é registado como uma obrigação com a sua data, o seu estado e a pessoa responsável, nos planos Growth e Scale. Uma obrigação cuja data já passou recebe o indicador «em atraso», e a visão global pode ser filtrada por fornecedor para preparar uma revisão. Num contrato longo, a análise de obrigações do PactAI lista os compromissos de cada parte; depois, cabe a si escolher os que quer acompanhar.

A Pactolane enquadra estas cláusulas com playbooks: para cada cláusula, escreve quatro posições (preferida, aceitável, recurso, linha vermelha), e cada contrato analisado recebe uma pontuação de 0 a 100 com a lista das cláusulas em falta. Os playbooks de licença de software ou SaaS e de acordo de tratamento de dados (DPA) são fornecidos, para duplicar e adaptar, a partir do plano Team. O DPA responde a uma exigência precisa: o artigo 28.º, n.º 3, do RGPD prevê que o tratamento confiado a um subcontratante seja regulado por um contrato ou outro ato jurídico. Num fluxo de aprovação, a etapa de playbook pode bloquear um contrato ao qual falte uma cláusula que a sua equipa tornou obrigatória, como a reversibilidade.

A Pactolane integra-se no sistema de informação através de uma API REST, de webhooks e de um servidor MCP, incluídos no plano Scale. Os seus administradores criam chaves com permissões escolhidas uma a uma e uma data de expiração opcional; para os agentes de IA, cada chave tem um modo de autonomia (apenas leitura, supervisionado, assistido, autónomo), e as ações a validar aguardam a autorização de uma pessoa da sua equipa. Os webhooks podem ser testados e cada troca permanece visível no registo das integrações. A partir do Growth, a Pactolane liga-se também ao seu armazenamento na cloud (Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box). Ver as páginas do servidor MCP e API e das integrações.

Os dados que confia à Pactolane estão alojados em França e na Bélgica, no Google Cloud, fornecedor de alojamento indicado com total transparência. São encriptados em repouso com AES-256-GCM e em trânsito por TLS; o acesso assenta em sete funções, na autenticação multifator e, no plano Scale, no SSO; o registo de auditoria é conservado durante pelo menos 90 dias. Os dados pessoais são removidos antes de qualquer tratamento pela IA, e os seus contratos nunca servem para treinar modelos. Está em curso um processo de certificação ISO 27001, e a lista dos subcontratantes ulteriores é comunicada mediante pedido. Ver as páginas de segurança e das informações oficiais.

Para uma equipa de TI, o plano Growth da Pactolane (499 € por mês, sem IVA, teste gratuito de 14 dias) é o ponto de partida certo: acrescenta à base Team o acompanhamento de pré-avisos e renovações, o acompanhamento de obrigações, as famílias de contratos e o PactAI. O plano Scale (a partir de 2500 € por mês, sem IVA) abre a API REST, os webhooks, o servidor MCP, o SSO e o registo de auditoria avançado, com um suporte dedicado. O arranque faz-se em quatro etapas: espaço, equipa, importação dos contratos, playbooks. Ver os preços, a mudança para a Pactolane e as outras equipas que utilizam a plataforma, como os recursos humanos.