Sequencial, paralelo ou misto.Por função ou por nome.Com uma etapa de análise que trava o que sai da sua política.
Bloqueia se a pontuação for inferior a 70 ou se faltar uma cláusula obrigatória
2 aprovadores obrigatórios, designados por função
Aprovador designado por nome, após a etapa 2
«Podes dar uma vista de olhos?» enviado a três pessoas. Quem validou que versão, e quando? Ninguém o pode dizer com certeza.
A direção financeira valida antes do jurídico, um validador-chave é esquecido e o contrato volta para trás.
Um limite de responsabilidade demasiado baixo ou uma cláusula obrigatória em falta: sem controlo sistemático, o desvio só se vê depois da assinatura.
Os fluxos de aprovação da Pactolane fazem passar cada contrato pelos validadores certos, pela ordem que definir: etapas sequenciais, paralelas ou mistas, aprovadores designados por função ou por nome.Uma etapa de análise automática aplica o seu playbook e, consoante a pontuação e as cláusulas em falta, bloqueia o contrato, emite um aviso ou deixa-o passar. Incluído a partir do plano Team.
Cada etapa é um cartão: o seu nome, a sua condição de desencadeamento (a cada envio ou no primeiro envio) e os seus blocos de aprovadores, nos quais os aprovadores se reordenam arrastando e largando.
O playbook é executado sobre o contrato. Define as regras: pontuação mínima, número de cláusulas em linha vermelha tolerado, cláusulas obrigatórias presentes.
Cada aprovador vê as suas tarefas com um indicador de urgência, aprova com um comentário opcional ou rejeita com um motivo obrigatório.
A partir da ficha do contrato, basta um clique. O fluxo associado ao modelo arranca; se faltar um aprovador, a Pactolane pede-lhe que o designe.
Notificação na aplicação e por e-mail. O aprovador consulta o contrato e as respetivas análises e, depois, aprova ou rejeita com um motivo.
Quando todas as etapas estão validadas, o estado muda sozinho e a assinatura pode ser lançada. Uma rejeição devolve o contrato a rascunho com o respetivo motivo.
Os aprovadores de um bloco sucedem-se ou são solicitados ao mesmo tempo. Combine os dois em várias etapas.
Designe uma função da organização ou uma pessoa específica, e marque cada aprovador como obrigatório ou não.
O playbook é executado no circuito. Em caso de falha, três respostas possíveis: bloquear, avisar ou continuar.
Cada modelo tem o seu fluxo: o contrato gerado chega com os aprovadores já previstos. Um fluxo também pode servir de predefinição.
Publicar um fluxo fixa a sua configuração numa versão. Modificá-lo volta a pô-lo em rascunho até à próxima publicação.
Notificação na aplicação e por e-mail a cada aprovador, indicador «em atraso», «hoje», «em breve» ou «no prazo».
Um fluxo de validação de contratos é o circuito que um contrato tem de seguir antes de ser aprovado: quem o valida, por que ordem e em que condições. Na Pactolane, é composto por etapas de aprovação humana (sequenciais, paralelas ou mistas) e, se o desejar, por etapas de análise automática por playbook. Cada decisão tem data e hora e é atribuída.
Configura um fluxo no editor visual da Pactolane: cria etapas, escolhe para cada uma a condição de desencadeamento (a cada envio ou no primeiro envio) e adiciona depois blocos de aprovadores cuja ordem define (sequencial, paralela ou mista). Cada aprovador é designado por função ou por nome e pode ser tornado obrigatório. Em seguida, associa o fluxo a um modelo, ou marca-o como fluxo predefinido, e publica-o.
Sim, na Pactolane, uma etapa de análise automática do fluxo pode bloquear um contrato fora da política. Executa o seu playbook sobre o contrato e aplica as regras que definiu: pontuação mínima (por exemplo 70 em 100), número máximo de cláusulas em linha vermelha, presença das cláusulas obrigatórias. Em caso de falha, a etapa bloqueia o circuito, emite um aviso ou deixa-o continuar, consoante a sua escolha. Os juristas intervêm assim onde o seu olhar conta. Ver os playbooks de conformidade.
Na Pactolane, cada aprovador recebe uma notificação na aplicação e por e-mail assim que o contrato chega à sua etapa. Na sua página Aprovações, encontra as tarefas pendentes com um indicador de urgência (em atraso, hoje, em breve, no prazo) e o tempo decorrido desde o envio. Aprova num clique, com um comentário opcional, ou rejeita indicando um motivo.
Na Pactolane, uma rejeição exige um motivo escrito: o botão fica inativo enquanto o motivo não for introduzido. O contrato volta então ao estado de rascunho com esse motivo, para ser corrigido e novamente lançado no circuito. O histórico guarda a decisão, a data e o comentário.
Na Pactolane, quando todas as etapas estão validadas, o contrato passa automaticamente ao estado «Aprovado» e o botão principal da sua ficha passa a «Lançar a assinatura». Envia-o então para assinatura eletrónica simples (SES) nativa, ilimitada, ou através do DocuSign, do Yousign ou do Dropbox Sign. Ver a página de assinatura eletrónica.
Na Pactolane, os fluxos de aprovação e os playbooks estão incluídos a partir do plano Team (149 € por mês, sem IVA, teste gratuito de 7 dias). Os planos Growth (499 € por mês, sem IVA) e Scale (a partir de 2500 € por mês, sem IVA) acrescentam, nomeadamente, a análise IA automática, o PactAI e o acompanhamento de prazos e de obrigações. O detalhe está na página de preços.
Teste gratuito nos planos Team (7 dias) e Growth (14 dias).
Todas as semanas, uma visão prática sobre os contratos, os riscos e as boas práticas.
Para as direções jurídica, de compras e de TI.
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