Séquentiel, parallèle ou mixte.Par rôle ou par nom.Avec une étape d'analyse qui arrête ce qui sort de votre politique.
Bloque si le score est inférieur à 70 ou si une clause obligatoire manque
2 approbateurs obligatoires, désignés par rôle
Approbateur désigné par nom, après l'étape 2
« Tu peux regarder ? » envoyé à trois personnes. Qui a validé quelle version, et quand ? Personne ne peut le dire avec certitude.
La direction financière valide avant le juridique, un valideur clé est oublié, et le contrat repart en arrière.
Un plafond de responsabilité trop bas ou une clause obligatoire absente : sans contrôle systématique, l'écart se voit après la signature.
Les workflows d'approbation de Pactolane font passer chaque contrat par les bons valideurs, dans l'ordre que vous définissez : étapes séquentielles, parallèles ou mixtes, approbateurs désignés par rôle ou par nom.Une étape d'analyse automatique applique votre playbook et, selon le score et les clauses manquantes, bloque le contrat, émet un avertissement ou le laisse passer. Inclus dès le plan Team.
Chaque étape est une carte : son nom, sa condition de déclenchement (à chaque envoi ou au premier envoi) et ses blocs d'approbateurs, dont les approbateurs se réordonnent par glisser-déposer.
Le playbook s'exécute sur le contrat. Vous fixez les règles : score minimum, nombre de clauses en ligne rouge toléré, clauses obligatoires présentes.
Chaque approbateur voit ses tâches avec un indicateur d'urgence, approuve avec un commentaire facultatif ou rejette avec un motif obligatoire.
Depuis la fiche du contrat, un clic suffit. Le circuit rattaché au modèle démarre ; s'il manque un approbateur, Pactolane vous demande de le désigner.
Notification dans l'application et par email. L'approbateur consulte le contrat et ses analyses, puis approuve ou rejette avec un motif.
Quand toutes les étapes sont validées, le statut change seul et la signature peut être lancée. Un rejet renvoie le contrat en brouillon avec son motif.
Les approbateurs d'un bloc se succèdent ou sont sollicités en même temps. Combinez les deux sur plusieurs étapes.
Désignez un rôle de l'organisation ou une personne précise, et marquez chaque approbateur comme obligatoire ou non.
Le playbook s'exécute dans le circuit. En cas d'échec, trois réponses possibles : bloquer, avertir ou continuer.
Chaque modèle porte son circuit : le contrat généré arrive avec ses approbateurs déjà prévus. Un workflow peut aussi servir par défaut.
Publier un workflow fige sa configuration dans une version. Le modifier le repasse en brouillon jusqu'à sa prochaine publication.
Notification dans l'application et par email à chaque approbateur, indicateur « en retard », « aujourd'hui », « bientôt » ou « à date ».
Un workflow de validation des contrats est le circuit qu'un contrat doit suivre avant d'être approuvé : qui le valide, dans quel ordre, et à quelles conditions. Dans Pactolane, il se compose d'étapes d'approbation humaine (séquentielles, parallèles ou mixtes) et, si vous le souhaitez, d'étapes d'analyse automatique par playbook. Chaque décision est horodatée et attribuée. Voir aussi la définition du workflow d'approbation.
Vous configurez un circuit dans le designer visuel de Pactolane : vous créez des étapes, choisissez pour chacune sa condition de déclenchement (à chaque envoi ou au premier envoi), puis ajoutez des blocs d'approbateurs dont vous fixez l'ordre (séquentiel, parallèle ou mixte). Chaque approbateur est désigné par rôle ou par nom et peut être rendu obligatoire. Vous rattachez ensuite le workflow à un modèle, ou le marquez comme workflow par défaut, et le publiez.
Oui, dans Pactolane, une étape d'analyse automatique du workflow peut bloquer un contrat hors politique. Elle exécute votre playbook sur le contrat et applique les règles que vous avez fixées : score minimum (par exemple 70 sur 100), nombre maximal de clauses en ligne rouge, présence des clauses obligatoires. En cas d'échec, l'étape bloque le circuit, émet un avertissement ou le laisse continuer, selon votre choix. Les juristes interviennent ainsi là où leur regard compte. Voir les playbooks de conformité.
Dans Pactolane, chaque approbateur reçoit une notification dans l'application et par email dès que le contrat arrive à son étape. Sur sa page Approbations, il retrouve ses tâches en attente avec un indicateur d'urgence (en retard, aujourd'hui, bientôt, à date) et le temps écoulé depuis l'envoi. Il approuve en un clic, avec un commentaire facultatif, ou rejette en indiquant un motif.
Dans Pactolane, un rejet exige un motif écrit : le bouton reste inactif tant que le motif n'est pas saisi. Le contrat repasse alors au statut brouillon avec ce motif, pour être corrigé puis relancé dans le circuit. L'historique garde la décision, sa date et le commentaire. Pour réduire les allers-retours, voyez réduire les délais d'approbation des contrats.
Dans Pactolane, quand toutes les étapes sont validées, le contrat passe automatiquement au statut « Approuvé » et le bouton principal de sa fiche devient « Lancer la signature ». Vous l'envoyez alors en signature électronique simple (SES) native, illimitée, ou via DocuSign, Yousign ou Dropbox Sign. Voir la page signature électronique.
Dans Pactolane, les workflows d'approbation et les playbooks sont inclus dès le plan Team (149 € HT par mois, essai gratuit de 7 jours). Les plans Growth (499 € HT par mois) et Scale (à partir de 2 500 € HT par mois) ajoutent notamment l'analyse IA automatique, PactAI, le suivi des échéances et des obligations. Le détail est sur la page tarifs.
Essai gratuit sur les plans Team (7 jours) et Growth (14 jours).
Chaque semaine, un éclairage terrain sur les contrats, les risques et les bonnes pratiques.
Pour les directions juridiques, achats et DSI.
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