Sequenziale, parallelo o misto.Per ruolo o per nome.Con una fase di analisi che ferma ciò che esce dalla tua politica contrattuale.
Blocca se il punteggio è inferiore a 70 o se manca una clausola obbligatoria
2 approvatori obbligatori, designati per ruolo
Approvatore designato per nome, dopo la fase 2
«Puoi dare un'occhiata?» inviato a tre persone. Chi ha approvato quale versione, e quando? Nessuno può dirlo con certezza.
La direzione finanziaria approva prima dell'ufficio legale, un approvatore chiave viene dimenticato e il contratto torna indietro.
Un massimale di responsabilità troppo basso o una clausola obbligatoria assente: senza un controllo sistematico, lo scostamento si vede dopo la firma.
I flussi di approvazione di Pactolane fanno passare ogni contratto dagli approvatori giusti, nell'ordine che definisci: fasi sequenziali, parallele o miste, approvatori designati per ruolo o per nome.Una fase di analisi automatica applica il tuo playbook e, in base al punteggio e alle clausole mancanti, blocca il contratto, emette un avviso o lo lascia passare. Incluso dal piano Team.
Ogni fase è una scheda: il suo nome, la sua condizione di attivazione (a ogni invio o al primo invio) e i suoi blocchi di approvatori, al cui interno gli approvatori si riordinano con il trascina e rilascia.
Il playbook viene eseguito sul contratto. Fissi tu le regole: punteggio minimo, numero tollerato di clausole in linea rossa, presenza delle clausole obbligatorie.
Ogni approvatore vede le sue attività con un indicatore di urgenza, approva con un commento facoltativo o rifiuta con una motivazione obbligatoria.
Dalla scheda del contratto basta un clic. Il flusso collegato al modello si avvia; se manca un approvatore, Pactolane ti chiede di designarlo.
Notifica nell'applicazione e via e-mail. L'approvatore consulta il contratto e le sue analisi, poi approva o rifiuta con una motivazione.
Quando tutte le fasi sono approvate, lo stato cambia da solo e la firma può essere avviata. Un rifiuto rimanda il contratto in bozza con la sua motivazione.
Gli approvatori di un blocco si susseguono o vengono coinvolti contemporaneamente. Combina le due modalità su più fasi.
Designa un ruolo dell'organizzazione o una persona precisa e indica se ogni approvatore è obbligatorio o meno.
Il playbook viene eseguito nel flusso. In caso di esito negativo, tre risposte possibili: bloccare, avvisare o continuare.
Ogni modello ha il suo flusso: il contratto generato arriva con i suoi approvatori già previsti. Un flusso può anche fungere da predefinito.
Pubblicare un flusso blocca la sua configurazione in una versione. Modificarlo lo riporta in bozza fino alla pubblicazione successiva.
Notifica nell'applicazione e via e-mail a ogni approvatore, indicatore «in ritardo», «oggi», «a breve» o «nei tempi».
Un flusso di approvazione dei contratti è il percorso che un contratto deve seguire prima di essere approvato: chi lo approva, in quale ordine e a quali condizioni. In Pactolane, si compone di fasi di approvazione umana (sequenziali, parallele o miste) e, se lo desideri, di fasi di analisi automatica tramite playbook. Ogni decisione riporta data, ora e autore.
Configuri un flusso nell'editor visuale di Pactolane: crei delle fasi, scegli per ciascuna la condizione di attivazione (a ogni invio o al primo invio), poi aggiungi blocchi di approvatori di cui fissi l'ordine (sequenziale, parallelo o misto). Ogni approvatore è designato per ruolo o per nome e può essere reso obbligatorio. Colleghi poi il flusso a un modello, o lo imposti come flusso predefinito, e lo pubblichi.
Sì, in Pactolane una fase di analisi automatica del flusso può bloccare un contratto non conforme alla tua politica contrattuale. Esegue il tuo playbook sul contratto e applica le regole che hai fissato: punteggio minimo (per esempio 70 su 100), numero massimo di clausole in linea rossa, presenza delle clausole obbligatorie. In caso di esito negativo, la fase blocca il flusso, emette un avviso o lo lascia continuare, secondo la tua scelta. I giuristi intervengono così dove il loro sguardo conta. Vedi i playbook di conformità.
In Pactolane, ogni approvatore riceve una notifica nell'applicazione e via e-mail non appena il contratto arriva alla sua fase. Nella sua pagina Approvazioni, ritrova le attività in attesa con un indicatore di urgenza (in ritardo, oggi, a breve, nei tempi) e il tempo trascorso dall'invio. Approva con un clic, con un commento facoltativo, o rifiuta indicando una motivazione.
In Pactolane, un rifiuto richiede una motivazione scritta: il pulsante resta inattivo finché la motivazione non viene inserita. Il contratto torna allora allo stato di bozza con questa motivazione, per essere corretto e poi rimesso nel flusso. La cronologia conserva la decisione, la data e il commento.
In Pactolane, quando tutte le fasi sono approvate, il contratto passa automaticamente allo stato «Approvato» e il pulsante principale della sua scheda diventa «Avvia la firma». Lo invii quindi in firma elettronica semplice (SES) nativa, illimitata, oppure tramite DocuSign, Yousign o Dropbox Sign. Vedi la pagina firma elettronica.
In Pactolane, i flussi di approvazione e i playbook sono inclusi dal piano Team (149 € al mese IVA esclusa, prova gratuita di 7 giorni). I piani Growth (499 € al mese IVA esclusa) e Scale (a partire da 2500 € al mese IVA esclusa) aggiungono in particolare l'analisi IA automatica, PactAI, il monitoraggio delle scadenze e degli obblighi. I dettagli sono nella pagina prezzi.
Prova gratuita sui piani Team (7 giorni) e Growth (14 giorni).
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