I tuoi contratti di lavoro.Firmati elettronicamente.

Un contratto di lavoro può essere firmato elettronicamente, e Pactolane permette di farlo firmare online con firma elettronica semplice (SES), il livello di base tra i tre distinti dal regolamento eIDAS. Nel diritto francese, lo scritto elettronico ha la stessa efficacia probatoria dello scritto su carta, a condizione che la persona da cui proviene possa essere debitamente identificata e che sia redatto e conservato in condizioni tali da garantirne l'integrità (articolo 1366 del Codice civile francese), e la firma elettronica consiste nell'uso di un procedimento affidabile di identificazione che garantisca il suo legame con l'atto (articolo 1367). L'affidabilità di tale procedimento è presunta solo per la firma elettronica qualificata (decreto n. 2017-1416 del 28 settembre 2017): con una SES, spetta alla parte che se ne avvale, in pratica spesso il datore di lavoro, dimostrare tale affidabilità in caso di contestazione, e l'audit trail e l'attestato probatorio generati da Pactolane forniscono elementi per questa dimostrazione. Il regolamento (UE) n. 910/2014, detto eIDAS, aggiunge all'articolo 25 che a una firma elettronica non possono essere negati gli effetti giuridici né l'ammissibilità come prova per il solo motivo della sua forma elettronica o perché non è qualificata.

Pactolane fornisce la firma elettronica semplice (SES), nativa e illimitata dal piano Team, adatta a molti documenti HR di uso corrente. Il livello di firma si sceglie in base al documento e al rischio di contestazione: la SES di Pactolane si basa su un codice monouso inviato via e-mail, un audit trail (marca temporale, indirizzo IP, browser, hash del documento) e un attestato probatorio. Se un documento o una situazione particolare richiede una firma avanzata o qualificata, va verificato caso per caso con il tuo consulente.

Il dipendente non ha bisogno di un account Pactolane per firmare il suo contratto. Riceve un'e-mail, conferma il proprio indirizzo e-mail con un codice monouso inviato a quell'indirizzo, con scadenza e numero di tentativi limitato, accetta la firma elettronica e poi firma i campi previsti (firma, sigla, data). Un'e-mail di conferma viene inviata al dipendente e alla persona che ha inviato il contratto. Se il contratto prevede più firmatari, per esempio il dipendente e il rappresentante del datore di lavoro, fissi tu il loro ordine. Vedi la pagina firma elettronica.

Con Pactolane, un contratto a termine o un atto aggiuntivo si genera dal tuo modello HR, passa per il suo flusso di approvazione e parte in firma elettronica senza stampa né spedizione postale. I tempi contano: il contratto a tempo determinato è stipulato per iscritto e contiene la definizione precisa della sua causale (articolo L. 1242-12 del Codice del lavoro francese), ed è trasmesso al dipendente al più tardi entro i due giorni lavorativi successivi all'assunzione (articolo L. 1242-13). Anche il contratto di lavoro a tempo parziale è un contratto scritto (articolo L. 3123-6). Un atto aggiuntivo presuppone l'accordo di entrambe le parti, poiché un contratto si modifica solo con il mutuo consenso delle parti o per le cause autorizzate dalla legge (articolo 1193 del Codice civile francese).

Sui piani Growth e Scale, registri in Pactolane la fine del periodo di prova e la scadenza di un contratto a termine come scadenze collegate al contratto, con promemoria nell'applicazione e via e-mail con il numero di giorni di anticipo che scegli tu, per esempio 30, 7 e 1 giorno prima. Le scadenze vengono inserite dai tuoi team, che mantengono il controllo su ciò che viene monitorato. Sul piano giuridico, il periodo di prova e la possibilità di rinnovarlo non si presumono: sono espressamente previsti nella lettera di assunzione o nel contratto di lavoro (articolo L. 1221-23 del Codice del lavoro francese), e la durata massima iniziale del periodo di prova di un contratto a tempo indeterminato è di due mesi per operai e impiegati, tre mesi per capi intermedi e tecnici, quattro mesi per i quadri (articolo L. 1221-19), con un unico rinnovo possibile se previsto da un accordo di categoria esteso (articolo L. 1221-21). Vedi la pagina monitoraggio delle scadenze.

In Pactolane, l'accesso a un contratto di lavoro si definisce su due livelli: il ruolo di ciascun utente nell'organizzazione (sette ruoli, dall'amministratore al lettore) e, su ogni contratto, un livello proprietario, editor o lettore; gli accessi concessi si revocano in qualsiasi momento, il proprietario mantiene un accesso permanente e la data dell'ultimo accesso di ogni persona resta visibile. L'audit trail traccia le consultazioni, le modifiche e le esportazioni, ed è conservato per almeno 90 giorni. I contratti sono crittografati a riposo con AES-256-GCM, ospitati in Francia e in Belgio su Google Cloud, e i dati personali, come il numero di previdenza sociale o l'IBAN, vengono rimossi prima di qualsiasi elaborazione da parte dell'IA. Vedi le pagine sicurezza e archivio dei contratti.

Per un team HR, il piano Team di Pactolane (149 € al mese IVA esclusa, prova gratuita di 7 giorni) copre la creazione di contratti dai modelli, i flussi di approvazione e la firma elettronica semplice illimitata, con 3 utenti, 20 modelli e 50 contratti al mese. Il piano Growth (499 € al mese IVA esclusa, prova gratuita di 14 giorni) aggiunge il monitoraggio delle scadenze, le famiglie di contratti, PactAI, modelli illimitati, 10 utenti e 200 contratti al mese. Il piano Scale (a partire da 2500 € al mese IVA esclusa) apre l'API REST, i webhook, il server MCP e l'SSO. Tutti i piani includono utenti illimitati in lettura. I dettagli sono nella pagina prezzi.

L'avvio in Pactolane avviene in quattro tempi: il tuo spazio, il tuo team, l'importazione dei tuoi contratti, poi i tuoi playbook. I tuoi schemi Word si importano nell'editor dei modelli, dove aggiungi le variabili, e i tuoi contratti già firmati entrano nell'archivio dei contratti in PDF o in Word, con estrazione delle informazioni tramite IA, inclusa in tutti i piani. La stessa piattaforma serve anche agli altri team, come la direzione IT o gli acquisti. Vedi le pagine come funziona e passare a Pactolane.