Renovações, pré-avisos, fins de contrato, marcos.Um alerta a D-30, D-7, D-1, ou quando quiser.Na aplicação e por e-mail, com duas verificações por dia.
Pré-aviso de não renovação: 3 meses antes do termo de 31 de janeiro
Renovação anual a 22 de novembro
O contrato renova-se tacitamente porque ninguém o denunciou a tempo. Recomeça por um período completo, nas condições de ontem.
O ficheiro de prazos vive no computador de uma pessoa. Desatualiza-se, duplica-se e nunca avisa ninguém.
O termo é em janeiro, mas a carta de não renovação devia ter sido enviada em outubro. O que conta é a data do pré-aviso, não a do fim.
O acompanhamento de prazos da Pactolane permite-lhe registar, para cada contrato, as datas de renovação, de fim, de pré-aviso e os marcos, e depois alerta-o na aplicação ou por e-mail com a antecedência que escolher, em dias, antes de cada data.Os prazos são verificados duas vezes por dia; os que se aproximam passam a laranja, os ultrapassados a vermelho. Disponível nos planos Growth e Scale.
Renovação, fim de contrato, pré-aviso ou marco: cada data está ligada ao seu contrato e tem um tipo, para saber num relance o que exige de si.
Escolhe com quantos dias de antecedência quer ser avisado, por exemplo 30, 7 e 1 dia. O alerta é enviado na aplicação e/ou por e-mail.
Calendário de prazos no painel de controlo, separador dedicado nas suas tarefas, visão global dos prazos dos próximos 30 dias e das datas ultrapassadas.
No gestor de prazos, escolha o contrato, a data e o tipo: renovação, fim de contrato, pré-aviso ou marco.
Indique o número de dias antes da data para cada alerta, e o canal. O mesmo alerta só é enviado uma vez a cada 24 horas.
Renegociar, denunciar, renovar: age enquanto a escolha ainda existe e depois marca o prazo como tratado.
Tabela de todos os prazos: contrato, data, tipo, estado por vencer ou ultrapassado. Modificar, marcar como tratado, eliminar.
Número de dias antes da data definido por prazo, alertas na aplicação e por e-mail, verificação às 9 h e às 17 h.
Verde quando está tudo bem, laranja a menos de 7 dias, vermelho depois de ultrapassada a data: a urgência lê-se sem abrir o contrato.
Minicalendário mensal com os dias ocupados, categoria «Prazos próximos» e separador Prazos nas suas tarefas.
Na página Analytics, uma vista cronológica dos prazos da carteira, filtrável por período, estado e categoria.
Depois de o contrato-quadro ser associado aos seus aditamentos, o PactAI responde a «Qual é o próximo prazo da família?».
Um software de acompanhamento de contratos regista as datas que vinculam a empresa após a assinatura (renovações, pré-avisos, fins de contrato, marcos) e envia um lembrete antes de cada uma delas. Na Pactolane, cada prazo está ligado ao seu contrato, tem um tipo e uma data, e gera lembretes na aplicação ou por e-mail com a antecedência que definir, em dias. Os contratos propriamente ditos ficam no repositório de contratos, e os compromissos a cumprir são geridos no acompanhamento de obrigações.
A Pactolane permite-lhe registar a data-limite do pré-aviso como um prazo autónomo, com os seus próprios lembretes, para agir antes da renovação e não apenas antes do fim do contrato. Um contrato que tem de ser denunciado três meses antes do termo gere-se, portanto, pela data do pré-aviso: um lembrete a D-30 dá-lhe tempo para renegociar ou enviar a carta de não renovação.
Os alertas de prazo da Pactolane são enviados na aplicação, por e-mail ou nos dois canais, consoante a configuração de cada prazo. Escolhe o número de dias antes da data, por exemplo 30, 7 e 1 dia. O sistema verifica os prazos duas vezes por dia, às 9 h e às 17 h, e não envia o mesmo alerta duas vezes em menos de 24 horas, para que cada lembrete mantenha o seu valor.
Na Pactolane, os prazos são introduzidos pelas suas equipas, que mantêm assim o controlo sobre o que fica registado: cada prazo cria-se em poucos campos (contrato, data, tipo, lembretes) a partir do gestor de prazos. Para ir mais depressa num contrato longo, pode lançar a análise de obrigações do PactAI, que lista os compromissos previstos no contrato; depois verifica a resposta e regista os prazos úteis. Ver a página do PactAI.
Na Pactolane, o acompanhamento de prazos incide sobre as datas do próprio contrato (renovação, fim, pré-aviso, marco) e gera lembretes; o acompanhamento de obrigações incide sobre os compromissos a cumprir (entregável, relatório, certificado, auditoria), cada um com um responsável e um estado. Os dois complementam-se e estão incluídos nos mesmos planos: para uma obrigação importante, pode também registar no mesmo contrato um prazo do tipo marco, com os respetivos lembretes. Ver a página de acompanhamento das obrigações contratuais.
A Pactolane apresenta os prazos de todos os seus contratos em vários sítios: o calendário e a categoria «Prazos próximos» do painel de controlo, o separador Prazos das suas tarefas, a visão global que contabiliza os prazos dos próximos 30 dias e as datas ultrapassadas, e a cronologia da página Analytics. A visão global também pode ser filtrada por contrato e por terceiro, por exemplo para contar os prazos futuros de um fornecedor.
O acompanhamento de prazos da Pactolane e os respetivos alertas estão incluídos nos planos Growth (499 € por mês, sem IVA, teste gratuito de 14 dias) e Scale (a partir de 2500 € por mês, sem IVA). Estes planos incluem também o acompanhamento de obrigações, o PactAI e as famílias de contratos. O detalhe está na página de preços.
Teste gratuito de 14 dias no plano Growth.
Todas as semanas, uma visão prática sobre os contratos, os riscos e as boas práticas.
Para as direções jurídica, de compras e de TI.
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